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再考したい「メールの功罪」

メール連絡の禁止令を出した部署、さてどうなった?

  • 鈴木義幸

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2008年9月1日(月)

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 今回のテーマは「メール」です。

 私が社会人になったのは1991年。まだその時は仕事でメールは使われていませんでした。

 PCも部の8人で2台を共有。情報交換するには電話かファックス、もしくは直接会いに行くかしかなかった時代です。私はビルの21階にいましたが、社内連絡のため頻繁に非常階段を使って、19階、22階、23階と昇り降りした記憶があります。

 それから17年。状況は本当に変わりました。

情報はスピーディに、その一方で……

 私が1日に受け取るメールは迷惑メールを除いても二百数十通。処理すべき情報の量は15年前の比ではありません。情報が動くスピードも桁違いに速くなっています。

 メールによって、私たちはより多くの情報をより多くの人と短時間で共有することが可能になりました。これはまさしくメールが私たちにもたらした「功績」です。

 では、一方でメールが生み出してしまった「罪」の方にはどんなものがあるでしょうか?

 人はフェース・トゥ・フェースでコミュニケーションするとき、内容以外の様々な情報の授受をしています。

 人類学者のバードウィステルによれば、「二者間の対話では、ことばによって伝えられるメッセージは、全体の35%にすぎず、残りの65%は、話ぶり、動作、ジェスチャー、相手との間のとり方など、ことば以外の手段によって伝えられる」とのことです。この65%の部分を一般的にノンバーバル(非言語的要素)と言います。

 以前、私どもの会社にアメリカからコミュニケーションのトレーナーをお呼びし、スタッフ向けにこのノンバーバルの有効性を実感するためのトレーニングをしていただいたことがあります。

 トレーニングの中に「相手の嘘を見破る」という実習がありました。

コメント3件コメント/レビュー

この記事の内容通り、私もそう思います。確かにメールだけでは、相手へこちらの細かなニュアンスが伝わりません。逆に誤解を受けるようなことがあります。私の会社にて職場(課単位ですが)では、正確に報告したい内容はメールで、それ以外、特に緊急の要件・相談事項は口頭もしくはメモで実施しています。職場以外(例えば、本社に対して)、メールを送付した後に電話するなりして、説明するようにはしています。そのときに、メールの内容について相手の誤解があったりするのが怖いので・・・(2008/09/02)

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いただいたコメント

この記事の内容通り、私もそう思います。確かにメールだけでは、相手へこちらの細かなニュアンスが伝わりません。逆に誤解を受けるようなことがあります。私の会社にて職場(課単位ですが)では、正確に報告したい内容はメールで、それ以外、特に緊急の要件・相談事項は口頭もしくはメモで実施しています。職場以外(例えば、本社に対して)、メールを送付した後に電話するなりして、説明するようにはしています。そのときに、メールの内容について相手の誤解があったりするのが怖いので・・・(2008/09/02)

30台の派遣社員です。今の職場では、MLが重複しているため、同じメールが複数飛んできます。それも、数メガの添付ファイル付きで。。。何もしてないと、少ない日で一日400通、多い日には600通を超えるメールを受け取っていました。メールの土石流です。しかし、フィルタや振り分けの設定によって、今では7割をサーバーから読み出さずに削除し、2割強は直接ゴミ箱行き。結局、私の業務に必要なメールは多くても一日20通程度。読み出さずに削除しているメールで困ったことが無いのがまたすごい。全部受け取ってる人の中には、重要な情報が埋もれて見過ごしてしまうこともよくあるようで、明らかに業務効率にはマイナスの作用を及ぼしています。しかし、誰も文句言わずにやってるから、みんな大人だなと思います。(2008/09/02)

メールの受信者は複数いたり、第3者からのメールを転送したり、ウエブサイトのアドレスを転送したりとメール送信の目的や連絡内容は多岐にわたるので部内メール禁止は非常に難しいです。これをどうやって行ったのか詳しく知りたいです。(2008/09/01)

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三品 和広 神戸大学教授