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【第12話】“ダメ会議”を撲滅する「10のチェック項目」

2009年8月25日(火)

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 私は常々、“ダメな会社の3K”という説を唱えています。「キツイ・キタナイ・キケン」でもなければ、「交通費・交際費・広告宣伝費」でもありません。では何かというと――

 ●カミ(紙・書類)
 ●カイギ(会議・ミーティング)
 ●コミッティ(委員会・タスクフォースなど)

 これらはみな、多くの会社に巣食う“ムダ”の象徴です。

ダメな会社の3K

 もちろん、カミ・カイギ・コミッティの“3K”(「コミッティ」は英語のつづりではCommitteeなのですが、日本語表記ではKということでご容赦を!)の、何もかもがダメだというのではありません。重要な決済事項は、やはり紙の書類として残しておく必要があるでしょう。

 また、複数の人間が集まってアイデアを膨らませたり、社の重要な事案に最終判断を下したりする時には、メールのような一方通行のツールではなく、一堂に会しての話し合いが必須です。

 しかし会社という組織では、創業から時が経つにつれ、人が増えるにしたがって様々なムダが発生します。毎月律儀に全社員に配られるが実は誰も目を通していない総務部からのお知らせ、会議室のドアを開ければ必ずいつもどこかしらでやっているコミッティの類…。

 「顧客満足向上委員会」「品質管理タスクフォース」など、看板だけ見ればいかにも我が社にとっての重要な任務を負っていそうですが、こうしたコミッティが5つも10も必要になる会社というのは、そもそも通常の業務フローがまともに機能していないのでは、と疑いたくなってしまいます。

 必要以上に増殖したカミ・カイギ・コミッティは徐々に一人歩きを始め、会社が3Kを動かすのではなく、気づいたら会社が3Kに振り回されていた、という本末転倒が生じます。なかでも問題なのは、会議の生産性が著しく下がり、社員から時間とやる気を吸い取る“ダメ会議”になってしまうこと。

「会議は踊る」の轍を踏まないために

 「目的もわからないまま会議が始まり、参加者はみな勝手気ままに言いたい放題。そのうち話がどんどん脱線していき、もはや出口が見えなくなった時には開始から2時間経過。ようやく会議もお開きかと思われた頃に突然役員がやってきて、“ツルの一声”でまとまりかけていた結論が振り出しに…」。あなたにも、これと似た経験がありませんか?

 「会議は踊る」などとよく言いますが、もともとこの言葉が生まれたのは1814~15年にオーストリア帝国の首都で開かれた「ウィーン会議」。ヨーロッパ諸国が一堂に会して侃々諤々の議論がなされていたのですが、各国の利害が衝突して会議は遅々として進まず、これを揶揄して、オーストリアのある王侯が「会議は踊る、されど進まず」と言ったのだとか。

 まさに“ヨーロッパ版・小田原評定”といったところですが、現代の私たちも日頃からまさに同じような経験をしていることを考えると、いつの時代もどこの国でも、何人かが集まって口を開いた瞬間から、会議とは「ストレスの素」になり得るということなのでしょう。

会議の質は、事前準備で8割決まってしまう!

 会議の生産性を高めるために、私は以前から「10のチェック項目」を使用しています。それぞれの項目に沿って自社の会議を見直していけば、生産性が大きく高まることは間違いなし。以下で詳しく見ていくことにしましょう。

■1. 会議の目的は事前に明確にされているか?

 会議の目的は、大きく分けると次の3つです。

コメント13件コメント/レビュー

香港にて香港系企業にて、中間管理職として唯一の日本人として働いています。時間にルーズな香港・中国ですが、この内容は国境を越えて、役立ちます。是非、社内で浸透させたいと思います。(2009/09/29)

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香港にて香港系企業にて、中間管理職として唯一の日本人として働いています。時間にルーズな香港・中国ですが、この内容は国境を越えて、役立ちます。是非、社内で浸透させたいと思います。(2009/09/29)

6.7.が出来ていませんでした。6.の遅刻については上位者がそうした場合指摘に留めていました。7.の自由な発言については各部署の下位者が発言していないと、いちおう話は振りますが、それで発言しなくても、そこで終わりという感じで。そこまでやったらあとは本人たち次第だろうと考えていたのですが、会社の為ということを考えれば、それではいけないですね。でも組織内最下位者である私たちが、会社の為に、平気で遅刻してくる無責任な上位者に更なる注意喚起をしたり、発言しない下位者に発言を即して、その人が理不尽な措置を受けたりした場合ということがおこったらと考えると、我々がそこまでしなければいけないのかな、と考えてしまいます。その場合遅刻し続ける上位者の責任や、下位者の有意義な発言を封じたり、理不尽につぶしに掛かる無能で感情的な上位者たちの責任はどうなっちゃうのでしょう。(2009/08/29)

私は、委員会やWGなどに参加する立場の者です。確かにくだらない会議が多く、時間をムダにした気持ちが残るケースが多いように思います。あまりに暇だったので手持ちの時計で時間を計ったことがあります。その結果、「2時間の会議のうち1時間は配付資料の説明に使われる」・「残りの1時間のうち30分は資料に対する質疑応答に使われる」・「結果として実質的な議論は30分に満たない」という傾向にありました。あくまでも自分の参加した会議(しかも3つくらいを測定してだけ)なので、あまり根拠はないかもしれません。以上から、1会議資料は事前配布、2参加者は予習し自分なりの見解をまとめる、が最低限必要と思いました。また、参加者の意見の時間を計測したところ、概ね3分~5分でした。(それなりに有意義な意見のみ計測)とすると、会議時間を1時間とするならば、5人が限界と感じました。(それなりのキャッチボールがある前提とすると、1人3回程度の発言機会があるべきという仮定です)皆さんの会議はどんな感じでしょう。(2009/08/27)

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三品 和広 神戸大学教授