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【第12話】“ダメ会議”を撲滅する「10のチェック項目」

2009年8月25日(火)

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 私は常々、“ダメな会社の3K”という説を唱えています。「キツイ・キタナイ・キケン」でもなければ、「交通費・交際費・広告宣伝費」でもありません。では何かというと――

 ●カミ(紙・書類)
 ●カイギ(会議・ミーティング)
 ●コミッティ(委員会・タスクフォースなど)

 これらはみな、多くの会社に巣食う“ムダ”の象徴です。

ダメな会社の3K

 もちろん、カミ・カイギ・コミッティの“3K”(「コミッティ」は英語のつづりではCommitteeなのですが、日本語表記ではKということでご容赦を!)の、何もかもがダメだというのではありません。重要な決済事項は、やはり紙の書類として残しておく必要があるでしょう。

 また、複数の人間が集まってアイデアを膨らませたり、社の重要な事案に最終判断を下したりする時には、メールのような一方通行のツールではなく、一堂に会しての話し合いが必須です。

 しかし会社という組織では、創業から時が経つにつれ、人が増えるにしたがって様々なムダが発生します。毎月律儀に全社員に配られるが実は誰も目を通していない総務部からのお知らせ、会議室のドアを開ければ必ずいつもどこかしらでやっているコミッティの類…。

 「顧客満足向上委員会」「品質管理タスクフォース」など、看板だけ見ればいかにも我が社にとっての重要な任務を負っていそうですが、こうしたコミッティが5つも10も必要になる会社というのは、そもそも通常の業務フローがまともに機能していないのでは、と疑いたくなってしまいます。

 必要以上に増殖したカミ・カイギ・コミッティは徐々に一人歩きを始め、会社が3Kを動かすのではなく、気づいたら会社が3Kに振り回されていた、という本末転倒が生じます。なかでも問題なのは、会議の生産性が著しく下がり、社員から時間とやる気を吸い取る“ダメ会議”になってしまうこと。

「会議は踊る」の轍を踏まないために

 「目的もわからないまま会議が始まり、参加者はみな勝手気ままに言いたい放題。そのうち話がどんどん脱線していき、もはや出口が見えなくなった時には開始から2時間経過。ようやく会議もお開きかと思われた頃に突然役員がやってきて、“ツルの一声”でまとまりかけていた結論が振り出しに…」。あなたにも、これと似た経験がありませんか?

 「会議は踊る」などとよく言いますが、もともとこの言葉が生まれたのは1814~15年にオーストリア帝国の首都で開かれた「ウィーン会議」。ヨーロッパ諸国が一堂に会して侃々諤々の議論がなされていたのですが、各国の利害が衝突して会議は遅々として進まず、これを揶揄して、オーストリアのある王侯が「会議は踊る、されど進まず」と言ったのだとか。

 まさに“ヨーロッパ版・小田原評定”といったところですが、現代の私たちも日頃からまさに同じような経験をしていることを考えると、いつの時代もどこの国でも、何人かが集まって口を開いた瞬間から、会議とは「ストレスの素」になり得るということなのでしょう。

会議の質は、事前準備で8割決まってしまう!

 会議の生産性を高めるために、私は以前から「10のチェック項目」を使用しています。それぞれの項目に沿って自社の会議を見直していけば、生産性が大きく高まることは間違いなし。以下で詳しく見ていくことにしましょう。

■1. 会議の目的は事前に明確にされているか?

 会議の目的は、大きく分けると次の3つです。

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