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メールで失敗しないために

経営トップのメールの極意

  • 西岡 郁夫

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2009年8月28日(金)

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 今やメールは、仕事にも遊びにもなくてはならないコミュニケーションの道具ですね。

 ビジネスメールの書き方については、書籍もたくさん発行されていますし、「メールで失敗しない法」なんて今さら、と思われるかもしれません。しかしその一方で、メールの原則について一度振り返ってみるのも価値があると思います。特に経営トップの場合は、メールの書き方や送り方でも注意すべき点があります。

モバイル・インターネットキャピタル社長の西岡郁夫氏(写真:山田 愼二)

 ここでは、仕事におけるメール術について考えてみましょう。

 まず、仕事のメールには主張がなければなりません。そして、経営幹部なら原則として、経営判断がなければならないのです。

 ではここで、トップにメールを出す時、トップが返信する時の、メールの書き方を紹介しましょう。

 例えば、新製品発表会開催が決定し、マーケティング部門にその企画案の提出が指示されたとします。立案を担当したリーダーがスタッフと協議した結果、A案、B案、C案と3つの企画案を立て、これをトップにメールで提案する場合を考えます。

 まず、リーダーからトップにどんなメールを書くといいでしょうか。

【悪いメール】

 メール本文に「添付の通り3案の企画を立案しました。ご意見を頂きたく、お願いいたします」とだけ書き、3案のファイルを添付する。

【良いメール】

 メール本文に「以下のように3案が考えられますが、それぞれの得失を勘案しA案を提案いたします」と書き、その次に3案の概要、得失分析の主要点をA4用紙で1ページ程度にまとめて書く。さらに「なお、3案の内容詳細と得失分析の詳細が必要な場合は添付資料を参照ください」と書いて、3案のファイルを添付する。

 二者の違いはどこにあるのかというと、悪いメールには主張がないのですが、良いメールには、マーケティング部門はA案でやりたいという主張があるということです。

 では次に、このメールを読んだトップの返信メールについて考えます。

【悪い返信メール】

 メール本文に「ご苦労さん、いつも良くやってくれているね。宜しくお願いします」と書く。

【良い返信メール】

 メール本文に、「提案を読みました。A案で了解です」「…という理由で、B案でやりましょう」と書く。

 もうお分かりですね。最悪の返信メールには、経営判断がありません。最善の返信メールでは、マーケティング部門の主張するA案にしても、そうでないB案を選ぶにしても、経営的理由を明確に伝えています。

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