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「会議の目的」全部書き出せますか

[4]「断捨離」の発想、まず捨てることから始める

2011年9月12日(月)

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部長:「あのさ、この報告資料の下の部分に書いてある『他部署との連携を密接にするよう心がけた』という文章なんだけど、これって具体的にどういうことなの」

Aリーダー:「具体的に、ですか。分かりました。じゃあ、資料を修正しておきます」

部長:「それでさ、来月のテーマに関しての記入がないよね」

Aリーダー:「そう、ですね…。これも記入が必要ですか」

部長:「当たり前だよ。これって前回も指摘したよね」

Aリーダー:「そうでしたっけ。はい。記入しときます」

部長:「部下育成に関する記述欄は、先月の資料とほとんど変化ない。『コミュニケーションをしっかりとって、指示を徹底する』って書いてあるんだけど」

Aリーダー:「ああ、それは口頭でお伝えようとしたんです。作業効率を徹底させる、という文章にしようかな、と」

部長:「それならそれで、書いといてよ」

Aリーダー:「申し訳ありません。修正しておきます」

醜悪きわまる無駄会議

部長:「B君の資料も来月のテーマが書いてないんだけど」

Bリーダー:「すみません、私も口頭でお伝えしようと思ったんです。私はですね、やはり来月こそはキッチリとやっていかなくてはならないと、このように感じておるわけでありまして。今期の初めに決めたことはとにかくやり切る。このような気持ちでですね、やっていこうと、こう心に決めておるわけでして…」

部長:「もういいから、来月のテーマは何を書こうとしたんだね」

Bリーダー:「あ、来月のテーマですか。えーっと、そうですね。できれば、『売り上げの確保と作業効率の徹底』でいこうかと」

部長:「先々月と同じじゃないか。もういい。それならそれで書いといてよ」

Bリーダー:「あ、はい。分かりました」

◇  ◇  ◇  ◇  ◇

 無駄だ。
 醜悪きわまる無駄会議だ。

 中間管理職の面々が、会議でこのような会話をしていたら、現場の方々はどう感じるだろうか。

口述でカバー、とんでもない

 前回のコラムでPDCAの「C」を会議でやってはならないと書いた。会議資料は「C」のためのツールであることが多いが、これを中途半端に書いて提出したり、前回提出したものを修正せずにそのまま配布、そして「口頭」で説明する…。こんな会議をしていて、作業効率化を図ることなど不可能だ。

 会議が長くなるのは、なぜか。それは参加者が喋るからだ。もちろん会議なのだから喋るのは当たり前なのだが、喋る必要がないことは喋らなくてもいい。資料がキチンとできあがっていないのを口述でカバーするなんて、とんでもない話である。

 特にコミュニケーションスキルが低い者同士が喋っていると手に負えない。会話が全く噛み合わなかったり、片一方の思い込みが激しすぎて妙な方向に脱線してしまうケースもある。

 会議室で喋っていると、その時間の中で何か仕事をしている気になるものだ。しかし、果たしてそれは本当の意味での仕事だろうか。毎月、毎月、会議をやっても、現場で実行しているかどうかの確認ではなく、資料の書き方の指摘や確認が中心だったらいかがだろう。

 会議資料が適当だったり、中途半端だということは、その方針に向けた取り組みも正しく実行されていない可能性が高い。そもそも決定している方針や行動計画があいまいで、「総論賛成・各論反対」になっている証拠だ。

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「「会議の目的」全部書き出せますか」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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