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その会議「名称」が問題なのです

[6]部長会議、営業部会議、エリア会議、月例会議は要注意

2011年9月26日(月)

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部 長:「なかなか業績が安定しないな。昨年よりも下降ラインをたどってる。どうすればいいんだ」
A課長:「今年はじめに取引を開始した製品カテゴリーが苦戦しています」
部 長:「だいたい、俺もアレが当たるとは思ってなかったんだよ。もっと差別化ができて売れる製品を探してこい。今の時代、何が売れるんだ」

A課長:「そうですね…。やっぱりエコじゃないでしょうか。環境に優しい商品が売れると思います」
B次長:「エコ、エコって言っても、どこの会社でもやってますよね。もっとニッチな市場を目指したほうがいいんじゃないでしょうか」
部 長:「どうすればいいんだ。このまま業績が不安定だと、来期はもっと苦しくなるぞ」
A課長:「分かりました。すぐに考えます」

本部長:「コスト削減策はどうなってる」
C課長:「組織をスリム化するため、期首に組織再編を実施しましたが、まだこれといった成果は出ていません」
部 長:「だから俺は言ったんだよ。部署を統廃合するだけじゃコスト削減なんかにならないって。どうすればいいんだ」
C課長:「出張旅費もカットしましたし、営業手当ても見直しています。またちょっと考えさせてください」
部 長:「何とかしてくれ、このままじゃあ社長に何を言われるか分からんよ」

D課長:「人材育成に関しても、未来の経営幹部を目指す若手プロジェクトを作ったのですが、このご時勢ですので、なかなか出席率も悪く…」
部 長:「そんなプロジェクトで人が育つものか。どうすればいいんだ」

E課長:「在庫管理システムの刷新についてはどうしましょう」
部 長:「追加投資なんてできん! どうすればいいんだ」
F課長:「今年から始めた販促物に関しても…」
部 長:「知らんよ。どうすればいいんだ!」

「どうにもならない会議」は即刻廃止すべき

 どうすればいいんだ。どうすればいいんだ。どうすればいいんだ。
 毎回の会議で「どうすればいいんだ」ばかり連呼する経営者、そして管理者がいる。

 何が彼らを「どうすればいいのよ上司」にしてしまったのか。それは、高度情報化時代になり「手っ取り早く、誰でも、しかも簡単に、望んだとおりのベネフィットが享受できる」といったキャッチコピーがちまたにあふれているからだ。

 そんなものがあると信じているから、少しだけ動いて成果が見えないと、「これは違ったらしい」と計画を変更してほかのことを始める。計画変更が続くと、社員が「学習性無力感」に陥り、目の前の計画をどうしても達成させよう、という士気が立ち枯れる。それで成果が出るほど、世の中寛大ではない。

 「どうすればいいのよ上司」が主催する「どうにもならない会議」は、即刻廃止すべきだ。完全に脱会議の対象となる。脱会議とは、「会議の『数』、会議の『時間』、会議の『参加者』をそれぞれ2分の1に削減し、『会議総コスト』を90%削減させる」ことである。

 しかし、ここで、1度だけ言っておこう。
 私は「会議は必要である」とも思っている。
 すべての会議が要らないとは、全く思っていない。

 会議とは、PDCAサイクルを回すためのマネジメントツールの1つである。どんなに情報システムが進化を続けても、それだけでマネジメントができるとは思ってはいない。人が集まって討議し、意思決定し、アクションプランに基づいてモニタリングしていくことは「会議」があってこそ可能だ。

 ドラッカーが言うように、「方向づけのない会議は迷惑なだけにとどまらない。危険である」と共に、「みんなが会議をしている組織は、何ごともなしえない組織」で、「時間の4分の1以上が会議に費やされているならば、組織構造に欠陥があると見てよい」ということなのだ。体脂肪と同じ。会議も多すぎなければよいのである。

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「その会議「名称」が問題なのです」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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