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臨機応変な「商品手配」から仕事は始まる

ベテランでも業務の流れを説明できない

  • 津川 雅良

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2011年10月5日(水)

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 弊社のような零細問屋が生き残っていける理由の1つは現場の臨機応変さです。

 扱い商品である電設資材(電材)は工事の最終工程になって必要とされます。したがって短期間で商品を手配して納品しなければなりません。

 わが国の習慣は「定刻」の発注と納品です。仕入先である電材メーカーと問屋の間で受発注と納品の時刻を決めています。実態とは若干異なりますが例を2つ示します。

[1]前日発注・翌日配達
  1. 当社は前日午後4時までに商品を発注する
  2. メーカー(仕入先)は翌日午前9時~午後3時に配達する
[2]当日午前発注・当日午後配達
  1. 当社は当日午前10時までに商品を発注する
  2. メーカー(仕入先)は当日午後3時に配達する

 弊社は定刻までにすべての発注を終える。メーカーは配達予定時刻に間に合うようにすべての受注を完了し、商品を集めて配達しなければなりません。

手順統一には繁忙期対策が不可欠

 すぐ分かることですがこのやり方では繁忙期になって注文が多くなると間に合わなくなり例外処理を生みます。例外処理の発生は「顧客最優先」「現場最優先」が暗黙の了解事項であることに起因します。

 本来の受発注業務と繁忙期に生じる例外について見てみましょう。本来なら弊社など発注側が建設工事会社からの受注伝票を処理し、メーカーへの発注伝票を起こして発注処理をします。受注するメーカー側は受注伝票を処理してから納品伝票を起こして商品を揃え、配達します。

 しかし繁忙期になると発注側は受注伝票を省略し、電話をかけて口頭で発注したりファクシミリを送りつけます。受注側は口頭で受注し仮納品書を発行して定刻時の納品を目指します。

 順序の変更、複数従業員による並行処理、必要最小限の情報記入などによって契約した定刻に間に合わせるわけです。効率改善は一向に進みませんけれどもこれが現状です。

 効率改善には業務手順の統一ないし標準化が欠かせません。ところが業務手順というものは通常期に合わせて決めることが多いのです。通常期であれば複写伝票の順序通りに処理していけますが繁忙期は無理です。

 つまり手順統一には繁忙期対策が不可欠ということです。ここで柔軟さに欠けると業務の停滞や人員の負担増加を招きます。繁忙期に対応できない業務手順を守る人はいません。仕事になりませんから。

「受発注」は始まりではない

 ここまでの説明で日常業務の始まりを「受発注」としてきました。ところが実態は違います。日常業務の始まりは「段取り」と「交渉」と「手配」なのです。我々卸売業の場合は「商品手配」です。

 欧米では顧客と扱い商品を限定し、その範囲以内の商品について発注者が注文し受注者が出荷します。我が国においてはこの点が曖昧であり、商品手配という業務が必要になります。

 注文された商品が存在するものなのかどうかを確認し、存在しない場合は代替品をこちらから提案しなければなりません。

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