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課 長：
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「それじゃあ、現状を確認させてくれるかな。どう、状況は」
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部下A：
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「状況はイマイチですね。先月とあまり代わり映えしません」
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課 長：
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「販促用のチラシはターゲットリストに従って撒いてるの」
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部下A：
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「ああ、その件なんですけど、いろいろと調べていくうちに、結構、時間がかかってまして」
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課 長：
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「調べていく？ それって開発課のHさんに頼むって話じゃなかったの」
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部下A：
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「ええ。そういう話でした」
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課 長：
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「Hさんに頼んだの」
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部下A：
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「まだ、それはちょっと…。やっておきます」
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課 長：
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「店舗側との調整も必要だよね」
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部下A：
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「ああ、そうですね…。それもすぐにやります」
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課 長：
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「前々回からも言ってることだよ。じゃあ、この1カ月間、チラシは1枚もまいてないんだね」
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部下A：
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「すみません。何とか秋の需要期には間に合わせようとは思ってます」
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課 長：
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「新商品のキャンペーンの準備はやってるの」
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部下A：
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「…ちょうど、この会議の後からスタートしようと思ってまして」
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課 長：
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「マーケティング部には相談してるのかな」
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部下A：
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「ええっと…。それも、この会議の後にやります。ハイ」
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課 長：
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「そうなの。まぁ、いいけどさ。やると決めたことはやってよね」
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部下A：
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「あ、はい。すみません」
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課 長：
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「次にB君の状況、聞かせてくれる」
◇ ◇ ◇
この時間は何だ。
小学校の先生なら、朝の学級会で「昨日の宿題、やってきたかなぁ」と聞くのが仕事かもしれない。けれども、ここは大人の職場だ。自己申告した行動計画に対して、上司がいちいち「やったか、やっていないか」調べることに時間を使わなければいけないのだろうか。何とも情けない光景である。
前回述べたように、やりきる、ことは前提だ。
行動計画を全員がやりきったうえで会議を実施する。その前提条件がクリアされていないのならば、会議は開催しなくてもいい。全部ムダだ。
チェックすべきは、想定された成果が出たかどうか
私が提唱する脱会議とは、「会議の『数』、会議の『時間』、会議の『参加者』をそれぞれ2分の1に削減し、『会議総コスト』を90％削減させる」ことである。
「脱会議」で最初に削減するべきなのはPDCAサイクルの「C」、つまり進捗状況の報告や確認を行う会議である。
検証「C」に、会議は全く必要ない。活動状況の確認や把握は、ITや紙の資料などのツールを使って、会議が始まる前に終了させておくべきものである。各自が自分の活動状況をまとめ、会議参加者が全員、事前にチェックできるようにしておく。会議当日に、チェック用の資料を配布する必要などない。
ちなみに、ここで前提となってる検証「C」とは、行動計画通りに「やれたか、やれなかったか」を見ることではない。
行動計画は個人の努力でできることなので、前述したとおり達成するのは当たり前。前提である。
チェックすべきなのは、各個人が計画通り行動したことで、想定された成果が出たかどうかについてだ。
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横山 信弘（よこやま・のぶひろ）
アタックス・セールス・アソシエイツ取締役副社長
1969年名古屋市生まれ。90年にCSK、97年に日立製作所を経て、現在はアタックスの主席コンサルタントとして活躍中。目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。年間100回以上実施するセミナーは常に満員で、5000名超の経営者/マネージャーを動員する。世の中のほとんどの「会議」はメリットよりもデメリットのほうが大きいと断じ、2011年に「脱会議」を提唱。日経ビジネス オンラインにて同名のコラムを連載し大ヒットに。著書『絶対達成する部下の育て方』。読むだけで会議での言い訳がなくなるメルマガ「草創花伝」（ http://attax-sales.jp/blog/magazine.html ）は、口コミで広がり続けている。本連載をまとめた『脱会議』発売中。
お客様から「あなたの会社、会議ばっかりやってませんか？」と指摘されたら、「会議中毒」のレッテルを張られているのと同じです。すぐに「脱会議」を導入しましょう。脱会議とは、1.会議の「数」、2.会議の「時間」、3.会議の「参加者」をそれぞれ2分の1に削減し「会議総コスト」を90％削減させるやり方です。会議に依存する経営を続けていると意思決定スピードが遅くなり、日本企業は国際競争力を失いかねません。このコラムでは、なぜ「脱会議」が必要なのか、「脱会議」の導入方法、「会議難民」への対処方法、マネジメントサイクルにおける会議の位置づけと「正しい実践手法」について解説します。
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