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「会議資料」に組織レベルが透けて見える

[8]パッと見て問題点把握、資料はシンプルであるほどいい

2011年10月11日(火)

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  1. 課 長
  2. 「それじゃあ、現状を確認させてくれるかな。どう、状況は」
  3. 部下A
  4. 「状況はイマイチですね。先月とあまり代わり映えしません」
  5. 課 長
  6. 「販促用のチラシはターゲットリストに従って撒いてるの」
  7. 部下A
  8. 「ああ、その件なんですけど、いろいろと調べていくうちに、結構、時間がかかってまして」
  9.  

  10. 課 長
  11. 「調べていく? それって開発課のHさんに頼むって話じゃなかったの」
  12. 部下A
  13. 「ええ。そういう話でした」
  14. 課 長
  15. 「Hさんに頼んだの」
  16. 部下A
  17. 「まだ、それはちょっと…。やっておきます」
  18.  

  19. 課 長
  20. 「店舗側との調整も必要だよね」
  21. 部下A
  22. 「ああ、そうですね…。それもすぐにやります」
  23. 課 長
  24. 「前々回からも言ってることだよ。じゃあ、この1カ月間、チラシは1枚もまいてないんだね」
  25. 部下A
  26. 「すみません。何とか秋の需要期には間に合わせようとは思ってます」
  27.  

  28. 課 長
  29. 「新商品のキャンペーンの準備はやってるの」
  30. 部下A
  31. 「…ちょうど、この会議の後からスタートしようと思ってまして」
  32. 課 長
  33. 「マーケティング部には相談してるのかな」
  34. 部下A
  35. 「ええっと…。それも、この会議の後にやります。ハイ」
  36. 課 長
  37. 「そうなの。まぁ、いいけどさ。やると決めたことはやってよね」
  38. 部下A
  39. 「あ、はい。すみません」
  40. 課 長
  41. 「次にB君の状況、聞かせてくれる」

 ◇ ◇ ◇

 この時間は何だ。

 小学校の先生なら、朝の学級会で「昨日の宿題、やってきたかなぁ」と聞くのが仕事かもしれない。けれども、ここは大人の職場だ。自己申告した行動計画に対して、上司がいちいち「やったか、やっていないか」調べることに時間を使わなければいけないのだろうか。何とも情けない光景である。

 前回述べたように、やりきる、ことは前提だ。

 行動計画を全員がやりきったうえで会議を実施する。その前提条件がクリアされていないのならば、会議は開催しなくてもいい。全部ムダだ。

チェックすべきは、想定された成果が出たかどうか

 私が提唱する脱会議とは、「会議の『数』、会議の『時間』、会議の『参加者』をそれぞれ2分の1に削減し、『会議総コスト』を90%削減させる」ことである。

 「脱会議」で最初に削減するべきなのはPDCAサイクルの「C」、つまり進捗状況の報告や確認を行う会議である。

 検証「C」に、会議は全く必要ない。活動状況の確認や把握は、ITや紙の資料などのツールを使って、会議が始まる前に終了させておくべきものである。各自が自分の活動状況をまとめ、会議参加者が全員、事前にチェックできるようにしておく。会議当日に、チェック用の資料を配布する必要などない。

 ちなみに、ここで前提となってる検証「C」とは、行動計画通りに「やれたか、やれなかったか」を見ることではない。

 行動計画は個人の努力でできることなので、前述したとおり達成するのは当たり前。前提である。

 チェックすべきなのは、各個人が計画通り行動したことで、想定された成果が出たかどうかについてだ。

コメント19件コメント/レビュー

ご指摘の通り、流石に多くの会議に出てらっしゃる事はある。そして、この内容は管理職(役員~部長~課長)の間での方が成立し易いのが日本の会議。 若いのが真面目に資料作りなどすると他者の荒が一杯出てくるので、他の方の立場が無く「空気を読め」とばかりに睨まれます。 著者の仰る事は正論ですが、宗教の如く馴染んだ会社風土で実行するのは難しいと思います。 コンサルに頼む気がある会社でそれなのですから。(2011/10/21)

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「「会議資料」に組織レベルが透けて見える」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

ご指摘の通り、流石に多くの会議に出てらっしゃる事はある。そして、この内容は管理職(役員~部長~課長)の間での方が成立し易いのが日本の会議。 若いのが真面目に資料作りなどすると他者の荒が一杯出てくるので、他の方の立場が無く「空気を読め」とばかりに睨まれます。 著者の仰る事は正論ですが、宗教の如く馴染んだ会社風土で実行するのは難しいと思います。 コンサルに頼む気がある会社でそれなのですから。(2011/10/21)

このシリーズ、初めて1ページ目で読むのをやめました。少し、私にはくどいです。(2011/10/13)

日本の某大手自動車メーカーでは会議資料は必ずA4一枚にまとめるルールがあります。それはそれで会議は効率的に行われるので結構なのですが、いろいろ弊害もあるようです。会議出席者は結論のみに着目するためそのバックグラウンドを理解する習慣が無くなって本質を見落としてしまう場合があるようです。出席者のレベルの問題かもしれませんけど。(2011/10/13)

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三品 和広 神戸大学教授