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今日の会議はノっているかい?

[最終回]無駄なものをなくすのに、理屈など要らない

2011年11月28日(月)

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 いよいよ「脱会議」も最終回だ。読者の方々には、よくぞ15回も私のコラムにお付き合いいただいたと思う。

 私が主張していたことは、「脱会議」ただ1つ。会議が多すぎると思ったら「会議の数、時間、参加者をそれぞれ2分の1に削減し、会議総コストを90%削減させよう」というものである。それだけだ。会議の進め方についても、マネジメントサイクルの最適化に関しても言及したが、あくまでもそれらは私の主張の枝葉の部分である。

 くどくて申し訳ないが、最後にもう1度まとめたいと思う。

 まずは自分の会社に「脱会議」が必要かどうか、チェックしてみよう。下記の中で半分以上チェックが入ってしまった場合は、脱会議が必要だろう。

【脱会議チェックシート】

  1  目的がよく分からない「会議」がある
  2  会議が時間通りに始まらない
  3  会議の遅刻者がいる
  4  会議で意見が出ない。
  5  「ついでに聞いておいて」と言われて参加する「ついで参加者」が多い
  6  会議の主催者、もしくは特定の人ばかりが話している
  7  会議がほとんど報告で終わっている
  8  会議資料を期限どおりに提出しない人がいる
  9  会議で居眠りする人がいる
10  適当な資料を出して口頭発言を許している
11  会議中に携帯電話に対応するなど出入りが自由
12  会議の結論が出ないまま、何となく終わる
13  会議の結論が4W2H(いつ、誰が、何を、どこへ、どれぐらい、どのように)で表現されていない
14  会議の終了時間が守られず、ずるずる延長することがある
15  会議の日程調整のメールが1日に1通以上ある
16  会議と会議の間、通常の勤務時間に仕事に関する会話が少ない
17  会議で決まったことが守られない
18  お客様から「会議ばっかりやっているんじゃないの」と指摘される
19  企画などの事務方は、会議ばかりで忙しそう
20  2時間以上の会議が存在する

 また会議の総コストを計算し、そのコストによって生み出されている利益とのバランスを見て判断する方法もある。

 会社によって、人によって、年収も休日も異なるが、平均を取って1分50円(1時間3000円)の時給で換算してみよう。

 50円 × 時間 × 人数 × 年間回数 = 年間の会議コスト

 こうして計算して結果を定量表現すると、いかに会議にコストがかかっているのか実感できるだろう。

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「今日の会議はノっているかい?」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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