「残業ゼロ」の秘密は「書類の整理」にあった！

吉越さんの机の上には仕事に必要な書類が出されている（写真：北山宏一）

――今度の本のテーマは整理術です。「残業ゼロ」を実現するには、やっぱり整理整頓が不可欠ということですか？
吉越　その通りです。机の上が整理されていない人は、頭の中も混乱していて、仕事にムダが多いものです。一方、いつも机の上がスッキリ片付いている人は、考えが論理的で、仕事にムダがありません。

　机の上やカバンの中に書類やメモなどが散乱している人は、直ちに考え方を改めて、整理に本気で取り組むべきです。『仕事が速くなるプロの整理術』では、その方法を詳細に解説しました。

　ビジネスの現場から紙の書類がなくなることはないと思います。ならば、紙をムダにせず、徹底的に使いこなすべきではないか、というのが私の考え方です。紙ほど仕事に役立つ便利なツールはありません。メールが普及したことも、実は、紙の使い方の重要性をクローズアップしていると思います。

――具体的には、どんな方法なのですか？
吉越　ビジネスパーソンにとって、整理とは、「必要な情報を必要なときに、すぐに取り出せるようにすること」です。書類探しに時間がかかったり、書類を見たときに「これ何だっけ？」と考え込んだりするようでは、仕事の効率は上がりません。「やるべきこと」がひと目で分かるようにしておくことが大切です。

　そこで私は「やるべきこと」に関する情報をA4サイズの紙で一元管理しています。例えば、部下から届いたメールのうち、フォローしなければいけないものがあれば、プリントして「気づいたこと」などを書き込みます。打ち合わせのときなどには、A4サイズの方眼紙にメモします。これらの文書に「デッドライン」の日付を書き込んで、その日付順に整理収納していくのです。

『仕事が速くなるプロの整理術』（日経BP社、1575円）

　私はこれまでに出版した本の中で、デッドラインの重要性を繰り返し強調してきました。つまり「締め切り日」を決めて、その日までに何としても仕事をやり遂げるのです。このデッドラインと組み合わせるところが、私の整理術の特徴です。

　毎日、その日がデッドラインになっている書類を取り出して、仕事を進めていく。やることが明確になっているので、グズグズ考え込まずに朝一番から全力で働けるのです。その日付の書類がなくなったら、1日の仕事は終わりです。