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“社内放浪”のすすめ、管理職はメールと文句を控えめに

2013年9月2日(月)

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 なぜみんな電話をかけることを面倒に思うのだろう?

 昔に比べれば電話はずいぶん小型化したし、今では僕のようなIT音痴ですら簡単に世界中に電話をかけたり、テキストメッセージや電子メールで写真や文書を送れたりするようになった。

 だが技術の進歩にもかかわらず、ビジネスの世界では近年コミュニケーションの質がとみに低下している。それが仕事の効率化につながると勘違いしているのか、電話で話すことや、直接会って話をすることを避ける人が増えてきたためだ。

 最近、ある管理職が自らの失敗を弁解しながら「なぜ彼らが問題を理解できなかったのかさっぱりわかりません。前の週に10通以上も長いメールを送っておいたのに」と言うのを聞いた。短時間でも直接会って話をし、それから簡潔なメールを送って次のステップを確認しておけば、おそらく数分ですべて片づいただろう。本人も長々としたメールを何本も書かずに済み、その後のトラブルも免れたはずだ。

メールで横着するから手間が増える

 別の幹部からは、こんな不満を聞いた。「ヤツには何通もメールを送ったんだ。席にいるのはわかっているのに、なぜ返事をよこさないんだろう?」。

リチャード・ブランソン氏(写真:©Bloomberg via Getty Images)

 どう考えても、電話をかけるか、相手の席に行って直接話したほうがよさそうだ。そうすれば問題は解決し、相手への敵意も膨らませずに済んだだろう。

 要するに、メールを書いたり不満を言ったりする代わりに、相手のもとに足を運んで話をすれば、問題は簡単かつ迅速に解決し、無駄な時間と労力を省けたはずなのだ。

 なぜ電話をかけないのか?

 技術の進歩に伴い、ビジネス・エチケットも変わった。電子メールやテキストメッセージのほうが簡潔で相手の仕事の邪魔にならないという理由で、主にこちらが使われるようになった。今では電話をかけるのは、こうした“普通の方法”では解決できない問題が発生したときだけと思われている。だがささいな問題を大ごとにしてしまっては、効率などあったものじゃない。

安上がりで有効な経営ツール「歩き回る経営」

 効果的なコミュニケーションを阻む、この新たな壁を打ち破るには、従業員と顔を合わせて話をすることを日課にすることだ。オーストラリアではこれを「放浪生活に出る」と表現し、経営コンサルタントは「歩き回る経営」と言ったりする。何と呼ぼうと、これが有効な手段であることは間違いない。もしあなたやあなたの会社の幹部がまだ実行していなければ、非常に安上がりで有効な経営ツールを見過ごしていることになる。

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「“社内放浪”のすすめ、管理職はメールと文句を控えめに」の著者

ブランソン

ブランソン(りちゃーど・ぶらんそん)

ヴァージン・グループ会長

ヴァージン・グループ会長。1950年イギリス生まれ。72年ヴァージン・レコードを設立。84年ヴァージン・アトランティック航空を創業。その後、鉄道、金融、携帯電話、旅行、飲料、出版、宇宙旅行などに進出。(写真:©Bloomberg via Getty Images)

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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