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人間BI脱出の切り札、超「Excel」

  • 島田 優子=日経コンピュータ

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2014年1月7日(火)

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 「社内の至るところでExcelを駆使して、業務に必要なデータを計算している。まさに『人間BI(ビジネスインテリジェンス)』の状態でした」。先日、取材をした企業で、業務改革の担当者の方にこんな話を聞いた。この企業は経理、生産管理、営業といった社内の各部門がそれぞれ、基幹系システムから必要なデータをダウンロードし、日本マイクロソフトの表計算ソフトExcelで加工して必要なデータを作り、それを電子メールやファイルサーバーで共有し、業務に活用しているという。

 「当社も同じ状況だ」。こう思われる読者の方も多いのではないだろうか。日本企業の至るところで、「Excel」を駆使してデータの収集・加工を推進する「人間BI」が存在している。Excelはピボットテーブルを利用すれば、クロス集計が簡単にできる。関数やマクロを利用すれば、統計解析に近い計算も可能だ。

 一方で人間BIにはデメリットがある。企業全体の生産性が落ちることだ。営業担当者がExcelを駆使して顧客別の売り上げを分析したり、管理職が自部門の影響損益を分析したりするために、1日中座席にへばりついて数値を入力するのは時間のムダだ。管理職が、1日中Excelでデータを加工・集計しているのは“給料泥棒”に近い。営業であれば1分でも多く顧客と話す時間があった方が良いし、管理職であれば集計・加工済みのデータを分析して、意思決定する時間に多くを費やした方が良いに決まっている。

 冒頭の企業の担当者は、「結局、Excelでデータを作ることが業務になっていた」と話す。「データを活用して意思決定をしたり、将来の戦略について話し合ったりという目的があったはずなのに、データを作って終わりという状況になっていた」のだ。この企業は現在、基幹系システムを刷新すると同時に、人間BIを止めるためにデータ活用環境を整備中だ。

BIソフトの導入失敗から超「Excel」へ

 冒頭の企業だけでなく、Excelによるデータ活用で生産性が低下している状況を脱するため、「超『Excel』」を目指す企業が増えている。超「Excel」とは、誰でも活用できるExcelの操作性の高さを残したまま、Excelよりも短時間でデータの加工・集計が可能な環境のことを指す。マウス操作のみでクロス集計やグラフの軸を変更したり、数値をドリルダウンしたり、といったデータ活用環境だ。(超「Excel」の詳細は、日経コンピュータの12月12日号の特集「超『Excel』」をご覧頂きたい。事例とともに、超Excelを実現するための「超『Excel』ソフト」の機能の詳細なども掲載している)。

 データ活用は企業にとって永遠の課題だ。社内のIT化が進み営業システムや販売システム、会計システムに次々とデータが蓄積する。最近ではTwitterやFacebookといった、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)に代表されるビッグデータに取り組む企業も増えつつある。活用すべきデータは増えているのに、ふと気づくと企業内のデータ活用の主役はいまだにExcel。こういう企業が、超Excelの実現に取り組んでいるのだ。

 といっても超「Excel」の実現を目指す企業がここに来て初めて、Excel以外のデータ活用環境の整備に乗り出した訳ではない。実は、過去にBIソフトを導入したものの、「いつの間にかExcelでのデータ活用に戻ってしまう」という企業が多いのが実態だ。

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