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企業が行うべき準備作業は多い

年内には体制づくりや予算確保に着手すべき

  • 梅屋真一郎

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2014年11月14日(金)

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 前回、マイナンバー制度の開始に伴い企業は様々な対応が求められることを紹介した。また、その対応次第では企業は大きなリスクに直面する可能性があることも述べた。

 皆さんの中には、「制度開始まであと1年程度しかないのに、果たして対応が間に合うだろうか」と不安になられた方も多いと思う。

 今回制度の詳細を説明する前にお伝えしておきたいが、「今からしっかりとした準備を開始すれば十分に間に合う」。その点に関しては安心して頂いても何ら問題はないと断言できる。

 ただし、あくまでも「しっかりとした準備」を「今から」始めることが肝要である。制度開始までに準備すべきことを色々と洗い出すと、やはりかなりの程度の準備作業は避けて通れない。そのためには、一定の時間を費やすことがどうしても必要である。

 特にある程度の規模の企業であれば、遅くとも年内には検討作業を開始すると共に、体制づくりや予算確保などの手当ては行っておくことが望ましいと考えられる。

従業員全員のマイナンバーの取得・管理が必要

 企業の給与厚生業務においては、従業員やその家族の氏名や住所などの情報を集めて税や社会保険関係の各種手続き・書類の作成を行っている。マイナンバー制度では、これらの情報と同様に各人のマイナンバーも収集し書類などへ記載することが必要となる。

 それでは、従業員や家族のマイナンバーを企業はどのようにして収集できるのだろうか。マイナンバー制度では各人のマイナンバーは原則本人が「私の番号は何番です」と提供しない限りは知り得る手段はない。そのため、従業員1人ひとりからそれぞれのマイナンバー(および家族のマイナンバー)を提供してもらわなければならない。

 マイナンバー制度では、このように本人からマイナンバーを提供してもらう際には「本人確認」手続きを行うことも義務付けている(本人確認手続きの詳細は後述)。

 つまり企業は、各従業員から「マイナンバーを提供してもらい」、かつ「各人の本人確認を行う」ことが求められる。

 この場合の従業員は、いわゆる正社員だけではなく、契約社員やパート・アルバイトなどの雇用形態の従業員も含まれる。自社で雇用し源泉徴収や社会保険手続きの対象となっている全ての雇用形態の従業員が対象となる。

 今後、日本では雇用形態に関わらず人を雇用する際には、必ず「番号提供」と「本人確認」が必要となる。また、マイナンバー制度開始時は、既に働いている従業員に関しても、全ての従業員に関して「番号提供」と「本人確認」が必要となる。

 まずは、雇用の際のこの手続きに対する対応を企業として準備することが求められるのである。

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