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第1回:「話し合い下手」を克服するファシリテーションとは

  • 小林 暢子

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2008年6月30日(月)

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 「部下が会議に参加してくれないんです」
 とある取材先でこんな話を聞いた。相手は営業部門の課長さんだ。週に1度は部下を集めて会議を開き、進ちょくや翌週の方針を確認しているのだが、部下の集まりが悪いという。「お客さんに呼ばれているので」と会議を欠席する部下が多く、商談の進ちょく把握もままならない。

 とはいえ、無理に会議に参加させると、今度は部下の態度が気になるという。「最低限の進ちょく報告以外は発言せず、商談が難航している理由を聞いても『はい』『いいえ』『がんばります』程度で、話が発展しない。会議に出ている時間があるなら、お客さんを回りたい、という気持ちがありありと分かる」とその課長はため息をついた。「私の会議進行が下手なせいだと思うんですけどね」。せっかく会議をしても有意義な成果が生まれないので、部下がつまらなそうにしている。それで引け目を感じてしまい、会議を開くことが億劫になるという悪循環に陥っているのだと言う。

 「その気持ち分かりますよぉ」としみじみ相づちを打ってしまった。「話し合い下手」は私の悩みでもある。会議を仕切る機会はそう多くないが、たまにそういうチャンスが巡ってきても、うまく会議を進行できる確率はゼロに等しい。仕事でも、プライベートでも、だ。

例えば、
・全く発言しない人への対処法が分からない。(「○○さんはどう思いますか」と話を振っても、「特にありません」と返されるとそれで終わり)

・独りでガンガン自論を展開する人を抑制できない(PTAなど、プライベートで話し合う場でよく困るケース)

・話し合いが盛り上がり過ぎて、本筋から脱線してしまう(そのときはそれなりに楽しいのだが、後で困る)

・結局、時間切れで何も決まらない
 
 仕事柄、1対1で話をするのはそう苦ではないが、3人以上の「目的を持った」話し合いには苦手意識が強い。管理職になり始めた同級生の話などを聞いても同じような悩みが出る。

「中立」の立場で会議の進行を支援する

 そんな「話し合い下手」な私たちの課題解決の一助となってくれるのが「ファシリテーション」というスキルだ。facilitateという言葉には「支援する、助成する」という意味があり、特定非営利法人日本ファシリテーション協会では、「集団による問題解決、アイデア創造、合意形成、教育・学習、変革、自己表現・成長など、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働き」と定義している。会議に関して言えば、参加者に自分の意見をきちんと言わせて、話し合いをかみあわせ、納得できる合意に至るように司会進行する技術といえるだろう。

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