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横河電機、常にバージョンアップし続ける「未来のマニュアル」

  • 田代 真人

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2014年3月27日(木)

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 計測・制御システムの大手グローバル企業、横河電機。彼らがマニュアル製作で導入したDITA規格は、同時にCMS、自動組版を取り入れることによって、効率的かつ大幅なコストカットができたという。

 DITA規格とは、マニュアル製作において効率的な情報提供を実現するシステムだ。これは、まず掲載される情報を“コンセプト”、“タスク”、“リファレンス”と分類、そしてそれらに属する情報を細かいトピックに分ける。マニュアルには項目に応じてそれぞれの情報を効率的に配置して、ウェブやPDFなどアウトプット形態に応じて、その都度形成できるシステムだ。

 一度、導入してしまえば、その後の運用が非常に楽になるのだが、導入は一筋縄ではいかない。それなりの“産みの苦しみ”があるという。今回はそんな彼らのDITA規格導入の経緯をご紹介しよう。お話していただくのは引き続きIAプラットフォーム事業本部システム事業部 開発管理部課長三宅正二氏とQAドキュメント課の針ヶ谷佳史氏だ。

なぜDITA導入に至ったのか?

横河電機QAドキュメント課 針ヶ谷佳史(はりがやよしぶみ)氏
(撮影:田代真人、以下同)

 昨今、製品のマニュアルは、紙のマニュアル“本”からウェブマニュアルなどに変更され、格段に読みやすくなった。単語をクリックすればその先の情報を見ることができるハイパーテキストという標準のインターネット仕様がそれを実現した。

 だが、すべての情報を紙のマニュアルとして残しておくことも、ときには必要だ。しかし、そのような需要に応えるためにいちいちアウトプット形態に応じてマニュアルを整形するのも大変なことである。

 それをボタン一つで実現するのがDITA規格を取り入れたCMS(Contents Management System:コンテンツマネジメントシステム)だ。とはいえ、いままで製作してきた紙のマニュアルからの変更は容易ではなかったと針ヶ谷氏は言う。

 「通常、これほど大幅な仕組みの変更は、コストも掛かるのですんなり経営陣に受け入れられるものではありません。しかし、私たちには、それ以上に製品の開発がグローバル化してきているという現状がありました。世界中のいろいろな拠点で開発している、それら製品のマニュアルドキュメントを一手に引き受けている部署の苦労は大変なものです。

 その苦労を上の人たちは目の当たりにしていたんですね。だから、議論をする以前に、このままだとドキュメント製作の組織が破綻してしまうという危機感があったんでしょう」

 製品開発もスピードアップされ、ボリュームも大きくなってきているのに、ときを同じくして製品の一部であるドキュメントも補強していかなければならない。だが、リソースにも限りがある。どうするか?

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