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どうして「正しい資料」がミスコミュニケーションを減らすのか?

2014年10月7日(火)

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 私は企業の目標を絶対達成させるコンサルタントです。常日ごろから現場に入り、営業マネジメントの支援をしています。コンサルティングの最中、ほぼ必ず全面刷新していただくものがあります。

 それは「資料」です。企業によって管理資料と言ったり、会議資料と呼んだりします。SFA(セールスフォースオートメーション)と呼ばれる営業支援システムの出力結果を使うこともあります。

 目標達成のために、どのような資料を作るべきでしょうか。営業課長と部下の対話を通じて考えてみます。

●営業課長:「定例会議にあたっては事前に資料を出してもらいたい。先日そう話して、資料の書式を渡したはずだがどうなっている」

○部下:「申し訳ありません。まだ作成できていませんので今日は口頭で報告します」

●営業課長:「資料に記して報告しろと言ったのは一週間も前だぞ」

○部下:「わかっています。いろいろバタバタしていたものですから。次回から必ず事前提出します」

●営業課長:「そうしてくれ。仕方がない、今回は口頭で報告したまえ」

○部下:「はい。まずはH建設の案件です。先方の部長と打ち合わせをし、仕様書の作成を始めました。計画どおり来月正式提案の予定です。続いてY商事の案件ですが……」

●営業課長:「……」

○部下:「……このように進んでおります。順調と言ってよいと思います。問題はX工務店への提案でして、先方の担当者が海外出張しており進んでいません。今週中に見積書を作成し……」

●営業課長:「おいおいおいおい」

○部下:「え?」

●営業課長:「いい加減にしてくれないか。君はまったくわかっていない。報告が歪んでいるぞ。私が渡した資料を見たのか」

○部下:「もちろん見ています」

●営業課長:「資料に記載するように指示した項目を挙げてくれ」

○部下:「ええと……」

●営業課長:「資料を見たのかもしれないが、覚えてはいないようだな。さっきまでだらだら話していた個別の仕掛かり案件の経緯を書けとは言っていない。数字を書いてほしいと伝えたはずだ」

○部下:「思い出しました。確か新規開拓先への継続フォロー回数でした」

●営業課長:「その通りだ。新規開拓先への継続フォローをきちんとしているかどうかは重要だ。もう一つ、新規開拓先のポテンシャルを調べてそれも数字で記してほしいと頼んだ」

○部下:「そうでした、申し訳ありません」

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「どうして「正しい資料」がミスコミュニケーションを減らすのか?」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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