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どうして会議資料に「グラフ」が不可欠なのか?

2014年12月16日(火)

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 会議に使う資料は何らかの組織目標を達成するために使用されるものです。従ってその会議資料には目標を達成するための「仮説」と、その論拠となる「事実」を列挙しなければなりません。

 実際には、仮説にそって行動した結果が事実として記録されることでしょう。これに対し、仮説と事実以外の内容が盛り込まれた資料では会議の目的を果たすことができません。次の会話文を読んでみてください。

○営業部長:「この部に来て驚いたのは会議資料だ。ずっとこれを使ってきたのかね」

●課長:「はい。会議は月1回ですから、それぞれの営業に当月の実績と主なトピック、反省点があればそれも合わせて書かせています」

○営業部長:「そんなことは見れば分かる。とにかくこれではマネジメントサイクルを正しく回すことができない」

●課長:「ど、どうしてでしょう」

○営業部長:「たとえばK君が書いた資料を見てみろ。『今月の実績は745万円。来月の見込みは812万円。トピックは特になし』とある。目標を達成させるために、いつまでに、何を、どのお客様に対して、どのくらいの回数、どんな方法で行動をしていくのか、何も書かれていない。こうしたことを何も決めていないのか」

●課長:「いえ、年度の始めに話し合って、今期はこういうやり方で行こうと決めています」

○営業部長:「決めたやり方通りに行動しているのかどうか、成果が出なかった場合どういう手を打つか、マネジメントサイクルをどう回すのだ」

●課長:「反省の記述を読んで話し合います」

○営業部長:「ほお。K君の先月の反省を読み上げるぞ。『6月からスタートした新規開拓の取り組みは今月も不十分だった。業務効率が悪く残業が減らない。役割分担を見直したい。11月から心機一転、リスタートしたいが下半期の目標達成は難しい。やはり課せられた目標が現状の業務負荷と合っていない』」

●課長:「そう書いてきました」

○営業部長:「K君の新規開拓先は何社あり、1カ月で何件アプローチする予定なんだ? 『今月も不十分だった』と書かれても目標と実績がどうなっているか、さっぱり分からん」

●課長:「数字を書いてくれとK君に言っているつもりなんですが、なかなか分かってもらえないのです」

○営業部長: 「それにしても、すごい『反省』だな。自分の行動の振り返りがほとんどできていないし、後半はただの愚痴になっている」

●課長:「K君は会議でも愚痴ばかりこぼしてます」

○営業部長:「しかも反省の文章は今年の4月からほとんど変わっていないぞ。コピー&ペーストして表現を少し変えているだけだ。話にならない。君たちが作る会議資料、来月から全面的に変えてくれ」

●課長:「全面的と言われましても」

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「どうして会議資料に「グラフ」が不可欠なのか?」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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