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第9回 「動かない時間」と「動く時間」を制御せよ

スケジュール・To Do List・文書の一元化

  • 葉玉 匡美

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2007年8月9日(木)

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 夏休み、真っ盛りの時期だ。果たして、夏休みはなぜ存在するのだろうか。

 それは、「長い間サボった後の締め切り日はつらい」という大人の現実を分からせるための壮大な仕組みなのではないか。

 ほとんどの日本の子供にとって、1年で一番つらい日は8月31日である。それは、子供が唯一、締め切りを意識する日。特にグータラな子供にとっては、夏休みの日記をまとめて書く日であり、テーマだけ決めていた自由研究を、1日で仕上げる日でもある。大人の世界で言う締め切り日だ。

 大人になるということは、締め切り日が増えることを意味する。中学生・高校生・大学生になれば、中間試験、期末試験、受験などが締め切り日として意識される。就職すれば、毎月訪れる営業成績の締め日と戦ったり、プロジェクト管理のために細かく設定された締め切り日に拘束される。

 検事も同じである。ドラマの中の検事は、時間をかけて謎を解明し、最後に犯人を自白させて逮捕すれば大団円であるが、現実の検事の仕事は逮捕から始まる。事件を捜査し、起訴・不起訴を決めるのに与えられる時間は、最大20日間。土日が挟まっても、正月やお盆が挟まっても、この20日間が延長されることはない。

 この絶対的な締め切り日までに、警察に追加の捜査を依頼し、被疑者・参考人を調べ、調書を作成し、法律上の問題点を調査し、起訴状・不起訴裁定書・決裁資料をまとめて上司の決裁を得る。1件だけでも苦しいのに、10以上の事件について同時並行でやらなければならないこともある。そんな時は、毎日が8月31日気分である。だからこそ、検事は、スケジュール管理能力を厳しく問われる。

動かない時間と動く時間

 スケジュールを立てようとすると、時間には2種類あることに気がつく。「動かない時間」と「動く時間」である。

 「動かない時間」とは、他に動かすことができない予定を入れた時間である。ミーティングや授業など他人が絡む予定は、「動かない時間」の典型だが、野球観戦やスーパーのタイムセールでの買い物も「動かない時間」の1つである。

 「動く時間」とは、他の時間に移動できる予定を入れた時間である。読書や物書きなど1人でやる行為のほとんどが「動く時間」である。一番、初歩的なスケジュールの立て方は、スケジュール帳に、まず「動かない時間」を書き込み、残った時間を「動く時間」で埋めることである。

 誰しも、学生時代に、スケジュールを立てる時、まず授業時間を埋めたうえで、空いている時間に「国語」とか「英語」とかの科目を書いていったことがあるだろう。

 このように「動かない時間」をスケジュール帳に書き込むと「空き時間が少ないなあ」と実感できるので、無意味ではない。しかし、実感するだけでは、勉強は進まないから、まずは勉強を始めてみよう。

スケジュールは、変更のためにある

 だからといって、「スケジュールを忠実に実行しよう」などと思ってはならない。そのような野望は必ず挫折する。世の中には、最初に立てたスケジュールの死守を金科玉条とする人もいるが見当違いも甚だしい。

 スケジュールは、単なる予定であり、目安である。台風の影響で野球の試合が中止されたのに、野球観戦のために電車に乗り込む人はいないだろう。勉強でも、当初の予定にこだわりすぎず、その時の自分に本当に必要な勉強をする方が効率的である。

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名和 利男 サイバーディフェンス研究所上級分析官