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時間管理のコツを教えてほしい

  • 武位 教子

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2007年8月29日(水)

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今回の回答者
※Webメンターへのご質問を募集しています。オフィスでの仕事や人間関係に関するご相談をこちらまでお寄せください。性別、業種と年齢もお書き添えください。

今回の相談
Q スキマ時間の使い方など、タイムマネジメント(時間管理)のコツを教えてほしい。

 ぜひお聞きしたいのは、タイムマネジメントについてです。小心者のせいか、アポイントメントや待ち合わせには早く行きます。

 でも、相手が遅れてきた場合など待たされることが多く、「こんなことなら、あの仕事を片づけてから出てくればよかった」と後悔することもしばしば。こういうちょっとした「スキマ時間」をどのように活用したらいいのでしょうか。

 そのほか時間管理のコツなど、メンターの皆さんが工夫していることをお教えください。(34歳、女性)

Webメンターがお答えします

小川真理子さんの回答
A 長めの「スキマ時間」を作り、たまった作業をこなします

 細かい作業、打ち合わせ…、時間はいくらあっても足りないですよね。タイムマネジメントに関して私自身のポリシーは、「自分でコントロールできるような環境を心がける」ことと、「作業時間を短くする」ことです。

 具体的に私が心がけているのは、まず「作業」と「仕事」を分けて考えること。「作業」とは、企画書を書いたりリポートをまとめたり、メールの返事を書くなど、自分だけでできること。一方、打ち合わせや会議など他人が関わることは「仕事」と分類します。

 「作業」は30分単位、「仕事」は1時間単位とし、1日のスケジュールを作るうえで、2つの比率を考えるようにしています。「仕事」はどちらかというと、自分で時間帯を調整できないことが多いので、先に埋めるようにして、余った時間帯に「作業」を入れます。

 意外に時間を取られるのが「作業」なので、私は常にノートPCを持ち歩いています。打ち合わせがある場合、ギリギリまでオフィスで作業をして出かけるのではなく、30分~1時間ほど前に約束の場所に行きます。打ち合わせまでの時間、ノートPCと携帯電話というモバイル環境を活用して、「作業」を済ませるのです。

 こうすれば直前まで「作業」ができますし、「仕事」に向かううえでも時間の余裕が生まれます。つまり「打ち合わせ前の作業」もスケジュールに入れておけば、時間が無駄にならず「作業」と「仕事」をシームレスに効率的に行えます。

 次に、「作業」の時間をいかに短くするかですが、私はイメージトレーニングをしています。作業を始める前に、頭の中で作業をしている自分をイメージします。何事も、初めてやるよりも一度経験したことの方が効率的に行えます。例えば企画書なら、どんな内容を書くかページごとに想像します。最後のページが「作業の終わり」になります。

 次に、その作業に関して必要な事前情報を収集したり、締め切り確認の連絡をしたりして、再度頭の中で一通り作業のイメージをして、クリアに見えたら、実際に取り掛かるようにしています。頭の中で、「あれをやって、これをやると…、ここまでなら30分で終わるかな?」とイメージするのです。

 なお、パソコンで同じ作業を効率的に行うには、パソコンでテンプレートを作成しておいたり、ファイルをすぐに取り出せるようにフォルダ管理もしています。

 イメージトレーニングは、毎朝「今日はあれをやって、これをやって…。○時には終わろう、ヨシッ!」というふうにも使っています。仕事に自分の時間を使っているのですから、できるだけ自分のイメージ通りに進められるように努力したいものですね。

小川真理子さん
小川真理子さん(38歳)

マミアナ代表取締役社長
在米14年、SIPS系会社にてCMO(最高マーケティング責任者)を担当。帰国後、日米の数多くのウェブオリエンテッドのマーケティングプロジェクトをプロデュース。デジタルパレットクロスメディアマーケティング事業部事業部長を経て、独立。マミアナ社長として、デジタル印刷を含めたデジタル媒体と口コミマーケティングのプロデュース、開発を行う。(写真:厚川千恵子)

【細川宏美さんのお答えは?次へ

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