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| Ｑ スキマ時間の使い方など、タイムマネジメント（時間管理）のコツを教えてほしい。 |
ぜひお聞きしたいのは、タイムマネジメントについてです。小心者のせいか、アポイントメントや待ち合わせには早く行きます。
でも、相手が遅れてきた場合など待たされることが多く、「こんなことなら、あの仕事を片づけてから出てくればよかった」と後悔することもしばしば。こういうちょっとした「スキマ時間」をどのように活用したらいいのでしょうか。
そのほか時間管理のコツなど、メンターの皆さんが工夫していることをお教えください。（34歳、女性）
小川真理子さんの回答
A 長めの「スキマ時間」を作り、たまった作業をこなします
細かい作業、打ち合わせ…、時間はいくらあっても足りないですよね。タイムマネジメントに関して私自身のポリシーは、「自分でコントロールできるような環境を心がける」ことと、「作業時間を短くする」ことです。
具体的に私が心がけているのは、まず「作業」と「仕事」を分けて考えること。「作業」とは、企画書を書いたりリポートをまとめたり、メールの返事を書くなど、自分だけでできること。一方、打ち合わせや会議など他人が関わることは「仕事」と分類します。
「作業」は30分単位、「仕事」は1時間単位とし、1日のスケジュールを作るうえで、2つの比率を考えるようにしています。「仕事」はどちらかというと、自分で時間帯を調整できないことが多いので、先に埋めるようにして、余った時間帯に「作業」を入れます。
意外に時間を取られるのが「作業」なので、私は常にノートPCを持ち歩いています。打ち合わせがある場合、ギリギリまでオフィスで作業をして出かけるのではなく、30分〜1時間ほど前に約束の場所に行きます。打ち合わせまでの時間、ノートPCと携帯電話というモバイル環境を活用して、「作業」を済ませるのです。
こうすれば直前まで「作業」ができますし、「仕事」に向かううえでも時間の余裕が生まれます。つまり「打ち合わせ前の作業」もスケジュールに入れておけば、時間が無駄にならず「作業」と「仕事」をシームレスに効率的に行えます。
次に、「作業」の時間をいかに短くするかですが、私はイメージトレーニングをしています。作業を始める前に、頭の中で作業をしている自分をイメージします。何事も、初めてやるよりも一度経験したことの方が効率的に行えます。例えば企画書なら、どんな内容を書くかページごとに想像します。最後のページが「作業の終わり」になります。
次に、その作業に関して必要な事前情報を収集したり、締め切り確認の連絡をしたりして、再度頭の中で一通り作業のイメージをして、クリアに見えたら、実際に取り掛かるようにしています。頭の中で、「あれをやって、これをやると…、ここまでなら30分で終わるかな？」とイメージするのです。
なお、パソコンで同じ作業を効率的に行うには、パソコンでテンプレートを作成しておいたり、ファイルをすぐに取り出せるようにフォルダ管理もしています。
イメージトレーニングは、毎朝「今日はあれをやって、これをやって…。○時には終わろう、ヨシッ！」というふうにも使っています。仕事に自分の時間を使っているのですから、できるだけ自分のイメージ通りに進められるように努力したいものですね。
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小川真理子さん（38歳） マミアナ代表取締役社長 在米14年、SIPS系会社にてCMO（最高マーケティング責任者）を担当。帰国後、日米の数多くのウェブオリエンテッドのマーケティングプロジェクトをプロデュース。デジタルパレットクロスメディアマーケティング事業部事業部長を経て、独立。マミアナ社長として、デジタル印刷を含めたデジタル媒体と口コミマーケティングのプロデュース、開発を行う。（写真：厚川千恵子） |
【細川宏美さんのお答えは？次へ】
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