• BPnet
  • ビジネス
  • IT
  • テクノロジー
  • 医療
  • 建設・不動産
  • TRENDY
  • WOMAN
  • ショッピング
  • 転職
  • ナショジオ
  • 日経電子版

上司を食いつかせる「説明力」を磨く

  • 西山 昭彦

バックナンバー

2008年10月27日(月)

  • TalknoteTalknote
  • チャットワークチャットワーク
  • Facebook messengerFacebook messenger
  • PocketPocket
  • YammerYammer

※ 灰色文字になっているものは会員限定機能となります

無料会員登録

close

 「ダメ部下」と「デキル部下」とを分けるスキルの1つに「説明力」がある。

 職場では、案件についての報告にせよ相談にせよ、上司に何かを説明しなくてはいけないシーンは数多くある。そんな時、思いついたままに話し始め、話がまとまらずに説明がヘタな部下は、そのたびに評価を落としてしまう。逆に言えば、説明力を上げることが上司からの評価アップに繋がる。

 説明ベタな部下の問題点は、「論理性がない」か「表現力がない」かの2つに分けられる。どちらか欠けても、うまい説明にはならない。両方とも欠けた説明は最悪だ。

論理的に話すには「紙芝居を見せるように」

 「論理性をもって話す」ことに関しては、「流れ」をうまく作るだけなので比較的改善しやすい。

 まずは説明に必要な事項を洗い出し、漏れのないように「リストアップ」することだ。リストアップができたら、「話す順序」を決めればいい。重複や回り道のない、矢印で直線になるような流れを作って、そこから逸脱しないように話せばスムーズになる。

 このように、ロジカル的には「順序を守る」「漏れをなくす」という2点にさえ気をつければ及第点は取れる。あとは、表現力だ。

 イメージとして「子供に紙芝居を見せる」ことを想像するといい。起承転結がはっきりしたストーリーになっていて、時には相手に考える間を与えながら、早すぎず遅すぎず、聞き取りやすいしゃべり方をする。それが、分かりやすい説明のお手本の姿だ。

説明の「過ぎたる」は「及ばざるがごとし」

 漏れがないように気をつけるつもりで、ついやってしまう失敗が「説明のしすぎ」だ。長々と説明してしまう傾向のある人は、気をつけたほうがいい。

 説明すべき内容は、役職が上に行くに従って、必要最小限に絞られていく。実際の実務に携わる担当者と、会社が抱える案件の1つとして輪郭を把握しておけば済む役職者では、情報のレベルが異なる。

 役職が上になるほど抱える部下の数が多くなり、それだけ多くの案件に携わることになる。いちいち細かいところまで聞いている余裕はない。部下一人ひとりが抱える情報を、上司がすべて受け取っていたら、上司失格だ。

 そこで、上司は自分がすべきことに応じて、情報の削ぎ落としを図る。例えば、承認だけすればいいのなら、そのために必要な事項さえ把握できれば、可否の意志決定はできる。逆に言えば、それ以上の説明は過剰になる。

 上司の中には「長くてムダな説明をされているうちに、頭が寝てしまう」という人もいる。もちろん、実際に寝てしまうわけではない。もう聞くまでもないと判断し、部下から「それでよろしいですね?」という締めのフレーズが出ることを待ちながら、頭では別のことを考え始めてしまうというのだ。

 これでは、部下にとっても上司にとっても、時間のロスにしかならない。部下としては一生懸命丁寧に説明をしているのに、評価はされないということになる。

コメント0

「西山昭彦の“企業内プロ”の行動学」のバックナンバー

一覧

日経ビジネスオンラインのトップページへ

記事のレビュー・コメント投稿機能は会員の方のみご利用いただけます

レビューを投稿する

この記事は参考になりましたか?
この記事をお薦めしますか?
読者レビューを見る

コメントを書く

コメント入力

コメント(0件)

ビジネストレンド

ビジネストレンド一覧

閉じる

いいねして最新記事をチェック

閉じる

日経ビジネスオンライン

広告をスキップ

名言~日経ビジネス語録

もう中山素平のような人物が銀行の頭取という形で現れることはないだろう。

佐藤 康博 みずほフィナンシャルグループ社長