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効率アップの秘策は「仕事を分類する」こと

  • 西山 昭彦

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2008年12月1日(月)

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 日常業務に追われ、絶えず「時間が足りない」「効率が悪い」と言っている人がいる。これはどこに問題があるのだろうか。勤務時間内にする行動、どのようなことに時間を費やしているかを分類すると、ざっと以下の3種類に分かれる。

1)自分一人で作業する
2)誰かと関わり合う
3)移動する

 1)の「自分一人で作業する」は、いわゆるデスクワークが主だ。行動は、読む、書く、考えるが中心で、資料の作成、メールを読んで返事を書く、企画をまとめる、アイデアを考えるなども、ここに含まれる。

 2)の「誰かと関わり合う」は、電話、メール、会議、接客など、自分以外の人と一緒に行ったり、相手のある作業だ。割合として最も高く、バリエーションも広い。

 3)の「移動する」には、通勤、他社などへの移動、出張など、移動中に乗り物に乗っている時間が中心になる。

 次にもう1つの側面として、その仕事には何が求められるかで分類してみよう。

 質の高い仕事をするために何が必要か、何が求められるかを考えると、「効率」「創造性」のどちらかに集約される。

 この2つの目的は、性質として相反する。効率化を図るには、徹底して無駄を省くことが必要だ。短時間でアウトプットを引き出さなくてはならない。逆に、創造性を高めるには、遊び心や試行錯誤などが必要になり、時間をかけて取り組む必要がある。この2つを混同させないことが重要だ。

そこでしかできない仕事に集中する

 日々の作業を分解し、どの時間に行うのがベターかを考え、基本パターンを決めておくといい。その時間にふさわしく、そこでしかできない仕事をするように心がけて割り振る。

 例えば、資料を作成する時のことを考えてみよう。文書化するためにパソコンを使うこともあるので、デスクワークになる。文書が決まっているデスクワークは「効率目的」の仕事なので、徹底的に無駄を省きスピーディーに処理することが必要だ。 しかし、その前にアイデアを練るなら「創造性」の仕事だ。

 そこで、もう1歩進んでみる。できるだけ作業を具体化し、細かく分解してみるのだ。

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