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「吠えているのは誰の犬? PCのキー操作がうるさい!」

国際電話会議を仕切るコツ

2013年9月4日(水)

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 遠隔地間でコミュニケーションするためのツールがどんどん発展していますが、手頃でいつでも使えるということから、一番頻繁に利用されるのは電話会議でしょう。

 とはいえ、海外拠点を結んで英語で電話会議をするのは簡単ではありません。会って英語で話すのは問題ないという方でも、電話会議になるといきなりハードルが上がると感じられるのではないかと思います。

 なぜ電話会議は難しいのか。しばしば引用される数字があります。心理学者のアルバート・メラビアン氏は感情や態度を伝達する実験をして、顔や身振りなどボディランゲージが伝達の55%を占めるという結果を得ました。人類学者のレイ・バードウィステル氏は、コミュニケーションには言語によるものと身振り手振りなど非言語によるものがあり、前者は35%程度だという研究結果を発表しています。

 要するに音声だけでは意思が十分に伝わらないということです。電話会議ではなく、普通の会議において、次のような経験をお持ちではないでしょうか。

 「了解しました」と言っているが、顔を見ると全然了解していない。そこで「何か言いたいことがありますか」と促すと、全く別の観点の意見が出て、問題の根幹について認識を深められた。

 上記のような状況になった場合、意見を出すように促す役割が議事進行役(ファシリテーター)です。普通の会議でも、電話会議でも、だれかがファシリテーターになる必要があります。あなたが主催する会議であれば、あなたがファシリテーターを務めることになります。

 電話会議の場合、顔が見えない上に、通常の会議よりも環境が良くないため、ファシリテーターのハードルは上がります。インターネットを経由したIP電話の音声品質は最近改善されていますが、それでも音が途切れてしまうことがあります。

 しかも、雑音が入ってきます。自宅から参加した人がいて、彼の電話から飼い犬が吠えている音が聞こえてきます。だれかがキーボートをたたいている音も入ります。携帯電話が鳴ります。ある参加者の音声がいつも割れて聞きとりにくく、イライラします。

 静かだが会議にほとんど参加していない“参加者”も出てきます。手元の音が伝わらないように音声機能を切っておき、会議はそっちのけでメールを必死に書いている人がいたりします。その場で迷惑にはなりませんが、後々、「よく聞いていなかった」ということで結局、全員に迷惑をかける危険があります。

 このように電話会議には、通常の会議室の打ち合わせでは考えられない阻害要因がたくさんあります。そうした環境にあっても、まわりの状況に気を配りつつ、ファシリテーターを務め、時には自分の意見を英語で表現しなければなりません。

 電話会議をしっかり仕切れる人は、英会話のスキルだけでなく、異文化コミュニケーションについても精通し、グローバルビジネスという舞台でリーダーシップを発揮できる人だと言えるでしょう。

 それでは、電話会議の招集から状況のコントロールまで、どのように進めるのか、英語のサンプルとともに見ていきましょう。

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「「吠えているのは誰の犬? PCのキー操作がうるさい!」」の著者

岡田 英雄

岡田 英雄(おかだ・ひでお)

グローバル人材育成アドバイザー

テキサス州立大学電子工学科を卒業後、日本IBMに入社。その後、複数の金融パッケージソフトウエア会社の日本進出にかかわる。シスコシステムズにも在籍。数々の海外プロジェクトのマネジメントを経験。現在、日本企業のグローバリゼーションに貢献するサービスを企画。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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