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「長さ」と「誠意」の意外な関係

メールで好印象を与える術

2013年10月18日(金)

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 私たち日本人でも、相手に好印象を与える英文メールを書くことができます。コツをひと言で言うと、長めに書くことです。伝えたい内容をわかりやすくしようとすると、説明は自然と長くなるものです。もう1つのポイントは、誠意を伝える魔法の言葉「Thank you」を惜しみなく使うです。

I'll do my best.の意味は「全力を尽くしません」

 「今週中に仕事をしてほしい」と頼んで、I’ll do my best.という回答が来たら、それは「できません」と言われたのと同じです。本当に納期通りにやる気なら、回答は’OK’(やります)です。「できるかどうかは分からないけど、全力は尽します」というのがI’ll do my best.真の意味です。体のいい逃げ口上になっているのが分かるでしょうか。英語のニュアンスに慣れてくるとI’ll do my best.が「全力を尽くしません」のようにすら聞こえてきます。

 英語ではこうした裏の意味がある表現が多いです。嘘ではないのですが、腹の中にある本音を言っているわけでもありません。外資系企業で勤務していた頃、Pay Raise(昇給)というタイトルのメールが全社員に配信されたことがありました。ネイティブたちは慣れているらしく、読まないうちから、「賃下げの話だよ」と言っていました。

 内容は基本給を下げて、能力給を上げる仕組みにするとのことでした。仕事のできるごく一部の人は昇給になるのですが、ほとんどの人には減給を意味しました。日本ならば、「賃金体系の変更」といった中立的な見出しにするところです。

 ビジネス英語で使う表現はそもそも遠回しで、否定的な本音をオブラートに包みます。例えば、

Leave something to be desired. (直訳:望まれるものを残している)→物足りない

Remain to be seen. (直訳:引き続き見られているまま)→今後の課題だ、まだ分からない

 といった決まり文句は日本語の定訳を覚えておかないと、英語の真意を勘違いしてしまいます。

 日本語でも同じようなことがあります。「彼は決断力が弱い」と言う代わりに、「彼は思慮深い」と言う時があります。「いまいちだ」と言う代わりに「あと一歩だ」と言えば、積極的なニュアンスになります。

上達のコツは失礼なメールにあった

 ビジネスでは遠回しな言い方がなされ、特に英語ではその傾向が強い。これを我々が身につけるのは容易ではありません。このことに気付いたぼくは「一流のビジネスパーソンが書く英文メールを書けるようになる」という目標を捨てることにしました。

 そして、代わりに新たな目標を立てました。それは「相手に好印象を残す英文を書くこと」です。

 「英語が下手なのに好印象を与える英文が書けるだろうか」と疑問に思うかもしれませんが、そんな心配は要りません。

コメント5件コメント/レビュー

冒頭の話は、日本人の言う謙虚なセリフは世界では異常というだけで、欧米系だと、出来なくても「出来ます」と言うのではないですか?だから相対的に「I'll do my best.」は日本で明確に断ると失礼なので「検討します」と言うように「頑張ってやります」と言うだけなんではないかなと思いますが?日本と同じように言葉どおりの意味ではないものは結構あるんでしょうね。(2013/10/18)

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「「長さ」と「誠意」の意外な関係」の著者

林 則行

林 則行(はやし・のりゆき)

投資家

投資家。全く英語が話せないのに資産運用のノウハウ修得のため渡米、コロンビア大学MBAにぎりぎり合格。仕事力と日本人の強みを生かすことで、社内最低の英語力ながら海外運用機関で株式運用部長。現在独立。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

冒頭の話は、日本人の言う謙虚なセリフは世界では異常というだけで、欧米系だと、出来なくても「出来ます」と言うのではないですか?だから相対的に「I'll do my best.」は日本で明確に断ると失礼なので「検討します」と言うように「頑張ってやります」と言うだけなんではないかなと思いますが?日本と同じように言葉どおりの意味ではないものは結構あるんでしょうね。(2013/10/18)

毎回楽しみに拝読しています。今回の記事では、英文に限らず、日本語でも丁寧にメールで返信することの大切さを感じさせられました。誠意の伝わるメールになるよう意識していこうと思います。(2013/10/18)

>>>相手からQuestionsという件名のメールが来たら、返事をする際はRe: Questionsのままにしないで、Thanks for your questionsと件名を新たに打つだけでも良い印象を与えます。<<<これはどうかと思います。大量のメールを、件名でソートする方にとって、件名を変更されると、困りもの。その点を、筆者は変わっていらっしゃるのかしら?(2013/10/18)

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