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あなたを「会議の達人」にする4つのスキル

第2回 1時間で必ず合意形成する(下)

2015年6月9日(火)

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会議進行に必要な、4つのスキルを身につけよう!

 先週は、会議進行スキルの自己診断をしていただきました。多くの方が、これまで定石とされていた会議進行の手法が、合意形成に役立たないどころか、その障害になっていることにお気づきになったのではないでしょうか(前回はこちら)。

 今回は、1時間で必ず合意できる会議進行を実現するための、以下の4つの質問スキルをマスターいただきます。一緒に体得していきましょう。セルフ・トレーニングの道具として、今回は付箋をご用意ください。

■今回のトレーニング

その1:「拡大質問」で異論・反論を吐き出させる

 最初は、異論や懸念を洗い上げるための拡大質問のスキルです。拡大質問とは、さまざまな答えが出やすい、答えが拡散、拡大しやすい質問のことです。

 例えば、「この意見についてどのように思いますか」、「この原案に対して、自由に思ったことを発言してください」というような質問です。くれぐれも、会議の冒頭でやってください。会議の中盤や終盤でこの質問をしてしまいますと、収拾がつかなくなったり、時間切れになったりしてしまいます。

 拡大質問をするということは、さまざまな異論や反論を受けるということですので、会議進行役としては勇気のいることです。できることならば異論や懸念に直面せずに穏当に会議を進行し終えたいという欲求に駆られることが普通です。

 しかしそれでは、中盤や終盤で紛糾したり、表面合意のみで内心は異論や反論が残っていたりして合意が得られないリスクが大きいままです。異論や懸念のない方針や意見など現実にはあり得ませんので、それらを洗い出すのであれば、会議の冒頭でしかないと腹をくくり、洗い上げ質問に踏み切ることが大事です。

 やってみると、意外に心配したほどの異論や反論は出なかったな、ということも多いと思います。その場合は、もっとないか、他にないか、遠慮なく洗い出しが進められるようメンバーを促すことが、とても重要です。

 異論や懸念が出されると、その意見に対して、進行役自身がさらなる反論をしたり、他のメンバーがさらなる反論をしたりすることに直面しがちです。進行役自身は反論の発言を我慢しなければなりません。その都度反論していたのでは、間違いなく合意形成はできないからです。進行役の役割は、合意形成です。

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「あなたを「会議の達人」にする4つのスキル」の著者

山口 博

山口 博(やまぐち・ひろし)

グローバルトレーニングトレーナー

コンサルティング会社ディレクター。外資系企業人事部長時代、グローバルトレーニングプログラムのトレーナーを務める。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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