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そのIT投資は本当に必要なのか?

X社が投資案件を洗い出して分かったこと

  • 横浜 信一

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2007年5月7日(月)

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 ある中堅企業、X社の話である(以下は、筆者が実際に見聞きしたコンサルティング事例をベースとしたフィクションである)。

 X社の経営者は、自社のIT(情報技術)投資には多くのムダがあるのではないかと感じていた。本社にIT部門はあるものの、全社のITコストを必ずしも把握しておらず、各事業部門が独自の予算の中でシステム開発を行っている。かといって各事業部門には、必ずしもIT担当が配置されているわけでもない。中にはたまたまITに詳しいというだけの理由で、ITの管理を任されている者もいるようだ。

 そこで、外部のアドバイザーを招き入れ、体制を立て直すことにした。アドバイザーは、まずIT支出の全体像を把握することから分析を始めた。その結果、予算上で管理されている以上のシステムが社内に存在することが明らかになった。

 具体的には、予算上は「研究開発費」「販売管理費」などの名目になっておりITコストとして計上されていないのだが、実態はシステム開発や機器調達に充てられている「隠れITコスト」がかなりの額に上ることが判明した。資産としても、端末やサーバーなど本社IT部門が把握していないものが数多く発見された。リースを受けているサーバーが当初想定した数の倍以上ある実態も明らかになった。

社内で100件以上も寄せられたIT投資計画

 こうした実態を踏まえて、アドバイザーは大きく2つの改善案を提案した。1つ目は、ITコストを早急に適正化するために、仕掛かり中の大型開発プロジェクトについて内容を再吟味し、今年度の支出を最低限必要なレベルにまで絞り込むこと。2つ目は中期的な対策として、社内のIT投資に関する意思決定を透明化することである。

 これを受けて大型案件の内容を即座に見直すと同時に、次年度のIT投資予定を吟味するため、役員全員がメンバーとなる「IT投資会議」を年末に開催する運びとなった。

 各事業部門に対しては、このIT投資会議で審議しないものは次年度の予算対象にはならないことを明示した。この結果、各部からは合計で100件を上回る投資計画が寄せられた。既に推進中のシステム開発プロジェクトもあれば、次年度から新たに開発を始めたいというものもある。

 驚きだったのは、各部から提示された計画を単純に足すと、今年度のIT予算の50%を超える額になったことだ。「ここで提案しておかないと“足切り”に遭ってしまう」と、あわてて提案してきたようだ。事実、提案内容を見ると、まだまだ構想が固まっておらず、必要額も大雑把な概算レベルの新規開発案件が多く見受けられた。

 100件以上の案件を全部審議することは不可能なので、本社IT部門は、第1回の議論の対象を「新規の案件で、かつ1件当たり1億円以上のもの」に絞ることにした。それによって対象は10件程度に絞り込まれた。

実態は「事前調査段階」だった案件

 いよいよ、初めての全社IT投資会議の日を迎えた。まず、案件を提案している各部の部長に趣旨を説明してもらう。部門の長である部長に責任者としての意識を持ってもらうために設定したルールである。ただし実際には説明が十分にできないだろうと思われる部長もおり、補足要員の同席を認めることとした。

 案の上、各部長の説明の質、レベルには相当のバラツキがあった。社長の目から見て興味深かったことに、提案内容への精通度合いにバラツキがあるのは当然として、ITにかける思い入れにも各人各様の差があるようで、淡々と説明をする部長もいれば、自分が思い描く夢を滔々と語る部長もいた。

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