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電子メールで申込用紙は送れません

ファクシミリの便利さをネットで実現したソフトも登場

2008年9月11日(木)

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 電子メールはIT(情報技術)の代表的存在である。電子メールによって、海外向けを含む各種の連絡が楽になったのは事実だ。しかし「企業や組織の間で定型文書を交換する」といったごくごく基本的な業務に使うのは難しい。例えば、各種サービスの申込用紙を送受信する業務を電子メールで代替することは、ほぼ不可能である。

 あなたの手元に申込用紙がある。金融機関でもクレジットカードでも病院でも何でもよい。手書きで必要事項は記入した。窓口まで持っていくのは面倒だ。先方に送るにはどうすればよいか。

 「お前は何を書いているのか、郵送すればいいじゃないか」と言われれば、その通りである。大量の申込用紙を扱う企業は、郵便に加え、事業所間で用紙をやり取りするために、バイク便やトラック便を利用している。ただ、これは昔からのやり方であり、効率が良いとは言えない。これ以上車を走らせることは、環境問題を考えると褒められたことではないし、何より送るのに時間がかかってしまう。それほどは起きないものの、原本を紛失するリスクもある。

ファクシミリは便利だが、誤送信の危険が

 「それでは、ファクシミリで送ればいい」と言われれば、これもまったくその通りである。インターネットに接続されたパソコンがない事務所や事業所はまだ存在するが、ファクシミリを置いていないオフィスはほぼないだろう。家庭にもかなり普及している。

 当たり前のことを書くが、ファクシミリは大変に便利な技術である。何と言っても、操作が簡単だ。ファクシミリ番号を押して申込用紙を入れるだけである。しかも、その場で直ちに相手に直接送信でき、送れたかどうかを確認できる。原本は手元に残るし、相手も紙の形で受け取れる。

 だが、ファクシミリには情報保護の面で欠陥がある。1つは誤送信である。番号を間違えて送信すると、間違った相手のファクシミリに直ちに届いてしまう。紙の形で出てくるのはありがたい半面、覗き見されたり、持ち去られるリスクもある。

 個人情報保護法の施行以降、ファクシミリの誤送信は問題視されており、監督官庁は金融機関など企業に、ファクシミリをなるべく使わないこと、使う場合は複数の担当者が送信内容を確認し合ってから送ること、といった要請を出している。企業経営者は監督官庁と、情報漏洩をまめに報道するマスコミには気を使うので、「誤送信をやめよ、できればファクシミリを使うな」と社内に指示することになる。

 技術の新潮流に、ファクシミリが乗り遅れているという問題もある。企業が情報を扱うネットワークは、総務部門が管轄する電話やファクシミリネットワークと、情報システム部門が管轄するコンピューターネットワークがあったが、最近はコンピューターネットワークに一本化されつつある。「IP電話」と呼ばれる、インターネット技術を使って音声をコンピューターネットワークで送る仕組みが導入されつつあるからだ。

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「電子メールで申込用紙は送れません」の著者

谷島 宣之

谷島 宣之(やじま・のぶゆき)

日経BPビジョナリー経営研究所

一貫してビジネスとテクノロジーの関わりについて執筆。1985年から日経コンピュータ記者、2009年1月から編集長。2013年から現職。プロジェクトマネジメント学会員、ドラッカー学会員。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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