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【夏休み企画】これですっきり! iPadで書類管理の達人になる

パソコン内の書類をiPadで読む、管理する

2010年8月11日(水)

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 仕事場の机の上を見ると、書類が山積み、「今忙しいから、後でファイルに綴じておこう…」と脇に置いておいた紙の束はいつのまにか机の上を占領し、肝心なときに、「あれれ、あの資料どこに置いたっけ…確かこのへんに…」と、紙の“地層”からそーっとそれらしい束を引き抜く…。
 こんな光景は今どきのビジネスパーソンには似合いません。目的の書類は読みたいときに、読みたい場所でさっと取り出したいもの。iPadがあればそんなスマートな書類管理がしやすくなります。
 中でも、PDFファイルとiPad用のアプリの相性は抜群。一度環境を整えておけば、パソコンやiPadの中にある書類や文章を、まるで本のページをめくるような感覚で読むことができます。
 さらに、書類にちょっとした修正を入れたいときでも、紙に印刷する必要なくやり取りできる、上級者向けのアプリの使い方も紹介します。
 iPadを活用したスマートな書類閲覧&管理術。夏休み中に覚えておけば、お休み明けには机の上もアタマの中もすっきりすること間違いなしです。

 4月に全米、5月には日本国内を含む9カ国で販売が始まったアップルのタブレット端末「iPad」(アイパッド)。販売台数は全世界で300万台を超えたと米アップルは発表している。

 現在、国内で販売されているiPadは、大きく分けて2つのタイプがある。データ通信機能のある「3G+WiFiモデル」と、無線LAN接続のみの「WiFiモデル」だ。3G+WiFiモデルは、ソフトバンクとの契約が必要なiPhone的なポジション。後者がWiFiモデル、データ通信機能がないiPod的なポジションである。さらに容量で16GB、32GB、64GBに別れて、2タイプ6モデルが全ラインアップとなる。

待ち時間というロスタイムを“ゼロ”にする

 正直なところ、iPadに対する声は発売前から様々だった。「画期的な新デバイス!」という人もいれば、iPhoneと共通する本体デザインが災いしてか、「iPhoneの画面が大きくなっただけ…」という印象を口にする人もいたのだ。筆者も実際に購入するまで、商品コンセプトに疑問を持っていた一人だが、iPadを使い始めると、そんな考えはどこかに消えた。“画面が大きいことの強み”に気づいてしまったからだ。

 iPhoneの小さな画面で本を読みたいとは思わないが、「A6<iPad<B5」はあろうかというiPadの9.7型液晶なら、「本を読んでもいいかな?」と思えてしまう。雑誌までは及ばないが、単行本、文庫ならiPadでも全く違和感はない。

 画面がほんのちょっと大きくなっただけだが、iPhoneとは明らかに利用シーンが異なる。とくに影響を受けたのは、自宅に置いたノートパソコンだ。ノートパソコンを開く回数が減り、iPadで済ますことが増えている。iPadは電源オンの状態が基本。作業が終わったら、液晶を消すだけで、本体自身の電源は付けっぱなし。だから、ノートパソコンのように電源を入れて1分、2分、3分と、起動するまで待たされることがない。操作ロックを解除すれば、すぐにメールチェックにウェブ検索と、目的の操作が瞬時にできてしまう。iPadを手にすることで、起動時間という呪縛から解放されたのだ。

iPadは文書の閲覧にぴったり

 iPadが自宅で使うためだけの“巣ごもり端末”なのかと言うと、そうではない。最初は「自宅だけで使えればいいや」と思っていても、だんだんと「やっぱり外でも使いたいな」という気分になっていく。3G+WiFiモデルなら、屋外で使ってこそ価値がある。WiFiタイプでも、カフェやファーストフード店に導入されている公衆無線LANサービス、携帯電話会社から次々と発売されたモバイルWiFiルーターを使えばネット環境は確保できる。iPadを屋外に持ち出しても、ネット難民になる状況は少なくなっている。

 そうは言っても「約700グラムもあるiPadをわざわざ持ち歩いて、一体何に使うの?」と、疑問に感じる人もいるだろう。筆者の場合、iPadを購入してから2カ月間、毎日、ノートパソコンと一緒に持ち歩く生活を続けている。自宅ではノートパソコン代わりのiPadだが、屋外ではパソコンの補佐役として、大いに活躍している。

 とくに重宝しているのが、「ファイルビューワー」としての役割だ。あらゆるファイルをiPad上で開き、閲覧する。原稿の執筆といった作業はパソコンを使っても、元になる資料などはiPadで読むことが多い。

 昔はFAXで届いた様々な書類も、今ではメールでのやり取りが基本。ワードにエクセル、パワーポイント、そしてPDFといったファイルは、メールに添付されて送られてくることが多いだろう。

 これまで、そういったファイルをすべて印刷して読み、紙のまま保存・管理していた人もいるだろう。さすがに、紙は邪魔だからとパソコン内に整理して保存しているという人でも、今すぐに読みたいと思ったときや、目的の資料を読むためだけにパソコンをわざわざ起動するのは億劫に感じるはずだ。こんな場合に活躍するのが、待ち時間なく、すぐに操作が始められるiPadなのだ。

Gmailで書類を見るのが第一歩

 例えば、メールに添付されてきた書類をiPadで見る方法は簡単だ。ただし、このようにiPadをファイルビューワーとして活用するには、あらゆるメールをGmailに届くように設定しておくことが前提だ。この設定さえしておけば、iPadからGmailにアクセスし、ファイルをダウンロードすればいい(図1、図2)。iPadの大きな画面でファイルを確認できる。もちろん、iPhoneでも同じことはできるが、画面が大きくて見やすいという点ではiPadに文句なしに軍配が上がる。

画像のクリックで拡大表示

 これは、iPadをファイルビューワーとして使うときの初歩中の初歩のノウハウ。さらに、いくつかのアプリを導入することで、iPadのファイルビューワーとしての使い道が格段に広がる。今回はビジネスシーンで使えるiPadのファイルビューワーとしての活用法を徹底的に身につけよう。

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