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録音とメモの連携で“音声データ”の達人になる

聞きたいところがすぐ聞ける! iPadで議事録作成も素早く

2010年8月25日(水)

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 部内のミーティングや取引先との打ち合わせ、はたまたセミナーの受講…。ビジネスパーソンには会話の内容を記録し、文字にするといった作業が求められます。多くの人は、ボイスレコーダーを使って会話を録音する一方で、ノートや手帳などにメモを取り、議事録の作成をしたり、セミナーの復習に役立てたりしているのではないでしょうか。

 しかし、録音した音声を聞いて文字にするという作業は、時間も手間もかかります。これが、iPad用の「録音メモ」アプリを導入することで、大幅に効率アップできるのです。

 こういったアプリには、録音した音声を聞き直すのに役立つ、うれしいサポート機能があります。それは、メモと音声を関連付ける機能。録音した音声を再生しながら、メモをタップすると、そのメモを入力した時点の音声を再生してくれるというものです。

 ここでは、2つのアプリを紹介しますので、音声データをうまく活用し、仕事を効率よく進めていただくのに役立ていただければと思います。

 仕事柄、打ち合わせやインタビュー取材、公演会などでボイスレコーダーを多用している(図1)。ところが、録音した音声というのは、後で聞き直すのが意外と面倒だ。

 もちろん、録音しながらメモを取っていけば、必要な内容はほぼ頭に入るし、後でメモを見直せば内容も確認できる。しかし、発言内容の詳細をきちんと確認したい場合も多い。この時、いわゆる「テープおこし」といわれる作業をするのだが、音声を聞きながらテキストに書き出すのは、時間も手間もかかる、たいへんな作業だ。

図1 会話を書き留める手段といえば、メモとボイスレコーダーが今までの主流。これをiPadと「録音メモ」アプリに置き換えることで、議事録作成といった手間のかかる作業がグッと楽になる
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 こんな悩みを解決してくれるのが、iPadと「録音メモ」アプリを組み合わせる方法だ。iPadにはマイクが内蔵されており、専用のアプリを使うことで音声を録音できる。さらにアプリによっては、録音しながら同時にメモも入力できる。もちろん、日本語の入力もお手の物。タッチパネルの液晶を使えば、手書きのメモも取れる(図2)。iPadの録音機能とメモ機能、双方の利点をフルに活かせるのが録音メモアプリの魅力だ。

図2 録音しながらメモを取れる「録音メモアプリ」。メモの方法は、キーボード入力と手書きの2通りある
画像のクリックで拡大表示

 録音メモアプリを使う意義は、ずばり録音データとメモが関連付けられることにある。音声とメモが一元管理できることはもちろん、メモを入力した時間帯がデータとして記録される。あとから音声を聞き直そうというとき、聞きたい部分のメモをタップすると、まさにそのメモの部分から音声が呼び出せるのだ(図3)。

図3 音声の再生時、画面のメモをタップすると、そのメモを入力したときの音声を再生する仕組み。音声に目印を挿入するつもりでメモを追加しておけば、大事なシーンを後からでも即再生できる
画像のクリックで拡大表示

 例えば、議事録などを作成するときは、発言内容をメモに書き留めるだけでなく、議案の説明、討論、さらに議案が変わったときなど、節目節目でメモを取っておくとそのメモの部分から各音声データが呼び出せるので作業効率がアップするだろう。文字を入力する暇が無ければ、手書きでマークをつけておくといい。音声と関連付けられる。分かりやすい記号などで場面の転換部分でメモを残しておくと、録音メモアプリの使い勝手が増すだろう。

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