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何でもかんでも転送上司に部下は大困惑

  • 平野 友朗,直井 章子

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2010年11月24日(水)

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 部下のメールがなっていない。やたらと「CC」に入れてくるのでメールが増えて困る。新卒や中途採用の若手がお客様に無礼なメールを送ってしまいクレームが舞い込む。メール処理に時間が取られて仕事の効率が落ちてしまう。

 意外に多いメールを発端としたコミュニケーショントラブル。メールは今や、ビジネスの現場で欠くことのできないコミュニケーションツールです。ただ、その正しい使い方についてはほとんど教育されていないのが実情です。メールは使えて当たり前、携帯メールを使い慣れているのだからパソコンメールも使えて当然。果たしてそうでしょうか?

 子供のころから使っている電話でさえ、企業研修でマナーを教わるのに、最近誕生したメールは使い方を学ぶ機会は皆無。実はこれ、とっても危険なことです。部下のメールがダメなのも、先輩上司のメールを真似しているだけかもしれません。これを放置しておけば、いつかビジネス上の大きなトラブルにつながる可能性だってもあります。

 仕事でメールを使うなら、社内外のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率良く進めるための道具として生かしたいものです。メンバーの足を引っぱるメールを書いている部下がいたら、丁寧に指導を。自分にも身に覚えのある間違いに気付いたらこの機会にこっそり改善を。今回から5回にわたって、ビジネスメール研究所という架空組織を舞台にした連載をお届けします。

 ビジネスパーソンなら一度は感じたことのあるメールの課題。ダメメールの実例をもとにご紹介します。

* * * * * * * * * * * *

 ここは、都内某所にあるビジネスメール研究所。メールマナーのスペシャリストである平野所長は、世間で日々やり取りされる膨大なメールの分析に励んでいる。彼をサポートするのが、ちょっと辛口だが優秀な部下、直井研究員。分析対象のメールにあれこれあだ名を付けるのが、彼女の特技だ。

 今日も2人は、ビジネスの現場でトラブルを引き起こしかねないメールを発見した――。

直井研究員(以下、直井):所長―! 先日、友達が人事部から新規事業部に異動したんですが、予兆もなく突然の異動でとっても戸惑っているとのメールをもらいました。環境が変わるとメールも変わっていろいろ大変らしいです。

平野所長(以下、平野):人事異動かぁ。本人の希望で異動することもあれば会社の意向もあるし、いろいろだよね。でも、人事異動は適材適所のためにするわけだし、別に悪い話じゃないんじゃない? お友達の才能を生かせると判断されたってことで、前向きにとらえたらどうかな?

直井:けっして悲観的なわけではないですよ。人事での仕事に誇りをもっていたけれど、新規事業を立ち上げるというチャレンジができてテンション上がっているみたいです。ただ、新しく上司になった新規事業部の部長さんのメールに悩んでいるようなんです。

平野:ふう~ん。どうしたの?

直井:新規事業部の部長さんだけあって、物知りで勉強熱心な方らしいんです。情報収集力もあって、いろいろなニュースに目を通しているようで。日ごろの情報収集は特に大事だよってことで、部下のみんなにもアドバイスくれるみたいです。アイデアマンで話題も豊富みたいですよ。

平野:いい話じゃないかー!

直井:ですが、ですが、いいなって思ったニュースやメルマガを、何でもかんでも転送するらしいんですよね。しかも、転送の意図や理由を書かず、とりあえず転送。自分に必要なさそうな情報が転送されることも多いらしくて困ってました。例えば、こんな感じです。

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