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ビジネスチャンスが逃げていく!「署名なし子さん」

  • 平野 友朗,直井 章子

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2010年12月8日(水)

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 メールにたった1行書き加えただけで、顧客からの問い合わせが増えた――。そんな事例がある。相手の興味を引きつける魅力的な“殺し文句”でも書いたのかと思いきや、加えた情報は営業時間と定休日だけ。これを、メールの末尾に付ける署名部分に追加したのだ。

 メールを読んで、問い合わせをしようと決める人は少なくない。例えば、土日は一般的に休業日だと思われやすいが、業種や店舗によっては営業しているケースもある。署名にその情報を入れておけば、土日の対応を望む顧客には大きなアピールになる。

 冒頭の事例はある不動産会社のものだが、署名に営業時間や定休日を書いただけで、メールでの問い合わせは2倍にもなったという。ほかに、署名に「Webサイト、電話、ファクス、メールのうち好きな方法で資料請求してください」と書いただけで、資料請求数がアップしたという保険会社の例もある。

 署名はこのように、自社や自分の基本情報を相手に伝える役割を持つ。いわば、メール上の名刺だ。メールをビジネスで使っている以上、メールには名刺と同程度の情報(会社名、部署、役職、氏名、郵便番号、住所、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、URL、等)を記載するのが礼儀でもある。署名に名刺と同程度の情報が書かれているだけで、面識のない相手には簡単なプロフィールが伝わることにもなり、信頼が増す。

 逆に署名がないメールは、ビジネスチャンスの損失につながることも。相手がメールを読んで仕事の依頼をしたいと思っても、すぐに連絡先が分からないからだ。

 ここは、都内某所にあるビジネスメール研究所。メールマナーのスペシャリストである平野所長は、世間で日々やり取りされる膨大なメールの分析に励んでいる。彼をサポートするのが、ちょっと辛口だが優秀な部下、直井研究員。分析対象のメールにあれこれあだ名を付けるのが、彼女の特技だ。今日もビジネスメール研究所に、困ったメールが飛び込んできた――。

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