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メールも予定も決裁も、パソコンいらず

社内でも出先でも同じデータを閲覧できる

2011年9月22日(木)

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 ビジネスパーソンが管理しなければならないデータは数限りない――メールやスケジュール、社内の共有情報に様々なビジネス文書。これらの情報を手元のスマートフォン(スマホ)で閲覧できたら、それこそ「スマート」にビジネスを進められそうだ。

 ほとんどの企業が、これらのデータを管理するために、何らかの形でメールやグループウエアのシステムを導入している。しかし、そのインタフェースは「パソコン」である場合が多い。

 社内のオフィスワーカーならば、パソコンに情報が集中していれば十分に便利な業務環境が得られる。しかし、外出の多い職種だとこれだけでは不便だ。ノートパソコンを持って歩かないと、情報にアクセスできない。ノートパソコンは起動に時間がかかる。さらに電車の中で立って使うことはまずできない。

 そんな場面で、スマホが力を発揮する。パソコンと異なり、情報が必要になったと時に瞬時に利用できる。ストレスを感じることもない。3G携帯電話などのデータ通信機能があるので、どこでもネット接続が可能。かばんやポケットからサッと取り出して、メールやスケジュールを片手で確認できる。パソコンとは別次元の利便性がある。

Google Apps for Businessを使って上司の予定をスマホで確認

 スマートフォンは、メールを送受信する機能やスケジュールを管理する機能を備えている。例えば、米グーグルが提供するメールサービス「Gmail」は、一つのメールボックスをパソコンとスマホから同じように見ることができる。パソコンで作成したアカウントを、スマートフォンのGmailアプリなどに設定するだけでよい。

 パソコン用のメールボックスとスマホ用のメールボックスを別々に持ち、メールボックス間でメールを転送して利用している人が多いのではないか。この場合、既読メールの情報が同期しないため、どこまで読んだかの分からなくなってしまうのだ。

「Googleカレンダー」のスケジュールをAndroid端末(Galaxy S)で閲覧。パソコンでもスマホでも、同じように最新情報を確認できる

 これに対して、メールボックスをパソコンとスマホで共有するGmailならば、スマホから返信したメールも既読情報も、すべて一元管理できる。パソコンからも、スマホからも、同じ情報にアクセスできるのはとても便利だ。

 スケジュールを管理する「Googleカレンダー」も、パソコンとスマホで、同期したスケジュールデータを共有できる。日常のスケジュール入力はパソコンでしていたとしても、出先で次回の訪問予定が決まることもある。そうしたときに、まずノートにメモをしておいて、帰社してからパソコンに入力するのでは入力し忘れてしまうリスクが大きい。Googleカレンダーなら、スマホを使ってその場で入力できる。入力した直後に、更新したスケジュールをパソコンで確認することもできる。

 グーグルは法人向けに「Google Apps for Business」を提供している。無償の個人向けと異なり、ユーザー当たり月額600円の有償のサービスだ。ビジネス向けのGmailは、メールアカウント当たり25GB――7GB程度の個人向けよりも大容量――のメール保存スペースを利用できる。Googleカレンダーは、企業全体としてスケジュール情報を共有できる。上司のスケジュールも出先で確認できるわけだ。

 企業が自社でメールやグループウエアのサーバーを運用し、メンテナンスに手間ひまをかけているならば、こうしたクラウド型のサービスを使ってアウトソーシングしてしまう手もある。

 ソフトバンクモバイルは、自社のサービスソリューションとして「Google Apps for Business」を提供。スマホの業務活用を提案している。

携帯事業者も、スマホをグループウエアの端末に

 幾つかの携帯電話事業者は、グループウエアの端末としてスマホを使えるようにするサービスを直々に提供している。「モバイルクラウド」のソリューションとの位置づけである。

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「メールも予定も決裁も、パソコンいらず」の著者

岩元 直久

岩元 直久(いわもと・なおひさ)

ITジャーナリスト

日経BP社でIT、ネットワーク、パソコン雑誌の記者、デスクを歴任。特にモバイル分野については、黎明期から取材・執筆を続けている。独立後も継続して、モバイル、ネットワークの動向を執筆する。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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