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西武ホールディングス、グループ3万人の勤怠管理システムを統合

出退勤管理の事務処理などを効率化

  • 島津 忠承

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2008年9月22日(月)

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 西武鉄道(埼玉県所沢市)やプリンスホテル(東京・豊島区)など、西武グループ各社を傘下に収める西武ホールディングス(西武HD、埼玉県所沢市)はグループ経営の強化と効率化を進めている。その1つが勤怠管理システムの統合だ。

 2007年3月以降、グループの中核企業である西武鉄道やプリンスホテルなどが順次新システムに切り替えており、2008年8月には西武ライオンズ(埼玉県所沢市)が移行した。新システムに移行した従業員数はプリンスホテルの1万4000人を筆頭に、合計約3万人に上る。業種も様々な複数の企業に所属する約3万人分もの出退勤を1つのシステムで管理するケースは珍しい。

 西武グループでは従来、グループ各社が個別に勤怠管理をしていた。IT(情報技術)ツールで管理する企業もあれば、従業員が紙に記録した出勤簿を人事担当者が打ち直すといった作業をしている企業もあった。プリンスホテル1社だけでも、「都市型ホテルはタイムカードと自前のITで管理する一方、リゾートホテルでは紙の出勤簿を使っていた」(プリンスホテルの豊田幸伸人事部主任)と統一が取れておらず、管理負荷が増大する一因となっていた。

 従来の体制では管理が行き届いていない職場もあった。例えば、鉄道駅構内の売店などでは管理監督者がその場にいないため、従業員に電話やファクシミリで出退勤時刻を報告させていたが、「報告通りに勤務しているという確証が持てない状態だった」(西武ホールディングスの寺沢航介情報システム部主任)。これらの問題を解消する目的で、勤怠管理システムの刷新と統合を決めた。

 新システムに移行したことにより、紙で勤怠を管理していた企業は年に数回発生していたシステムに入力し直す際のミスを一掃できた。売店での出退勤時刻も、各売店に設置したバーコード・リーダーを通じて申告する仕組みに改めたことで、信頼性が増したという。

ICカードから携帯電話まで多様な手段で勤怠入力

 新しい勤怠管理システムは自前では構築せず、事業者が勤怠管理の機能を期間貸しするASP(アプリケーション・サービス・プロバイダー)型のサービスを採用した。理由は大きく2つある。1つは、拡張の柔軟さを重視したこと。グループ各社が段階的に移行するので、初めから大がかりなシステムを構築するわけにはいかなかった。

 もう1つの理由は勤怠の入力手段の多様さである。各社の業態や勤務形態などによって最適な入力手段は変わってくる。プリンスホテルの古清水全人情報システム部次長は「スキー場の頂上に常駐する従業員や、ゴルフ場のグリーンを維持する従業員にとって、遠く離れた管理事務所まで戻って出退勤を入力するのは面倒。ウェブブラウザを搭載する携帯電話機などで、その場で入力できることが望ましかった」と語る。

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