Eメールなどの普及によって、ビジネスにおけるコミュニケーションの効率は飛躍的に高まった。しかし、当然ながら、会議の場で相手と直接向き合って話さなければ伝えるのが難しい情報もある。読者の多くも、伝えたい、共有したい情報の重要度や種類を考慮して、両者を使い分けていることだろう。
　一方で、今日、問題視されているのが、会議の開催に伴う手間やコストである。通常、会議を開く際には、参加メンバーの時間を調整し、場所を確保しなければならないなど、事前の準備が必要となる。複数拠点からメンバーを呼び寄せる場合には、移動による時間的なロス、交通費などのコストもかかってしまうなど、迅速な意思決定の足かせになっているケースも多い。
　ユニファイド コミュニケーションは、こうした課題の解決にも有効となる。ベースとなるのは、ビデオ会議などのオンラインの会議システムである。これらのツールを使うことで、遠隔地にいる相手とも即座に映像と音声によるコミュニケーションを開始でき、電話やEメールと同等の手軽さで、対面でのコミュニケーションを開始できるようになる。
　また、プレゼンス機能によって「会議中」「外出中」「在席中」など、相手のリアルタイムな状況を確認した上で、その時に都合の良い相手を探し出すこともできる。つまり、事前の調整も必要最低限で済むのである。

電話やEメールは、ビジネスに欠かせない重要なコミュニケーションツールだが、会議中は対応できないし、移動中はアプリケーションを立ち上げる時間や、用件を口頭で伝える時間が十分にない場合も多い。
　そこで有効となるのが、ユニファイド コミュニケーションに統合されたボイスメールである。
ボイスメールを活用すれば、相手に音声メッセージを送信したり、受信した音声メッセージを転送するなど、音声をEメールと同じように使えるようになる。このように説明すると、メッセージを録音・再生するだけの留守番電話サービスと混同されがちだが、決して同じではない。

外出の多い営業担当者の生産性の向上、在宅勤務に代表される雇用形態、勤務形態の多様化に対応するには、外出先や自宅でもオフィスにいる時と同じように業務が行える環境が不可欠となる。それに対し、音声とデータの通信を統合するユニファイド コミュニケーションなら、ネットワークさえあれば、どこにいても必要なコミュニケーションや社内システムへのアクセスを行うことができる「どこでもオフィス」を実現することが可能だ。
　コミュニケーションの面では、外出先や自宅、出張先のホテルにいる場合でも、オフィスにかかってきた自分宛の電話を受けることができるようになる。例えば、外出先では携帯電話、自宅やホテルではPCのソフトフォンでオフィスにかかってきた電話をそのまま受けることができるのだ。社内では内線端末として、社外では携帯電話として使えるデュアルモードIPフォンを使えば、端末を使い分ける必要もなくなる。
　加えて、ネットワークを経由して、社内システムへアクセスできるようになれば、外出先で行える業務の幅はさらに広がる。顧客からの問い合わせに対応するために、資料などが必要になった場合も、すぐに社内システムにアクセスし、必要な資料を入手したり、内容を確認して迅速に回答。あるいは、外出先から、顧客管理システムにアクセスして、次に訪問する顧客の情報を確認することもできるようになるからだ。
　また、「どこでも」の適用範囲は、社外にとどまらない。社内でも、オフィス内のどこからでもネットワークにアクセスできる環境を整備することができるフリーアドレスオフィスによって、固定席を排除。人事異動、プロジェクトの新設、終了時などにも、オフィスレイアウトを変更せずに、各自が最も都合の良い席について業務を行えるようになるほか、レイアウト変更時のコストを削減できるといった効果もある。

　ここで紹介した具体例は、ユニファイド コミュニケーションの各キーコンポーネントが実現するメリットを部分的に切り出して紹介したに過ぎない。それに対し、シスコシステムズの「シスコ ユニファイド コミュニケーション」は、ユニファイド コミュニケーションのあらゆるキーコンポーネントを包括した統合的なコミュニケーション環境を実現する。
　例えば、いつでも、どこにいても、オフィスにいる時と同様の業務環境を実現するだけでなく、電話、インスタントメッセージ、ビデオ会議、Web会議といったツールを統合インタフェース上から簡単に使い分けることも可能だ。
　こうした特長の背景には、シスコ ユニファイド コミュニケーションが、単にデバイス同士だけでなく、人と人をつなぐことを念頭に置いているという点が挙げられる。これにより、シスコ ユニファイド コミュニケーションは、組織内のコミュニケーション、生産性向上だけでなく、取引先や顧客といった社外にまで導入メリットを拡大。バリューチェーン全体のビジネス革新に貢献するのである。

　しかも、幅広い製品ラインナップで構成されている上、初期投資が抑制でき、ビジネスの成長に合わせて柔軟に利用期間を選択、変更できる「シスコ 特別リースプログラム」も提供されている。まずは一部の支社や店舗、部署からユニファイド コミュニケーションを導入し、ビジネスの成長に応じて段階的に拡張、機能強化を図れるのも大きなメリットである。もちろん、ユニファイド コミュニケーションのメリットを最大化するために欠かせないセキュリティ面でも万全の対策を用意している。