18枚の原稿をわずか1分で両面スキャンすることができる
PFUの「ScanSnap S510」

業務用イメージスキャナーの国際市場ですでに50％以上のシェアを獲得しているPFU。「スキャナーといえばPFU」と世界中で言わしめるほどの存在感を持っている。しかし、足元の日本国内は、まだ紙文書の電子化が十分に定着していない状態だ。「シェアをうんぬんするよりもまず、国内の市場全体を拡大していくための努力が必要。そのためには、日本に文書の電子化の習慣を定着させることが大切です。まずは１人でも多くの人にスキャナーの手軽さや便利さを体感してほしい」と、同社イメージビジネス営業統括部の土山芳樹氏は語る。

冒頭述べたように、そもそも日本のビジネスの現場には、欧米ほど「紙資料を電子化すること」の有用性が根付いていない。ERP（統合基幹業務システム）のような業務効率化のITツールが浸透する一方で、旧態依然の紙の帳票類がそのままの形で流通している。電子データを十分に活用できているとはいえないのが現状だ。その一因は、「電子データ活用のメリットが実感としてわかない」ところにある。

では、電子データ活用のメリットとは何か。まず、書類保存スペースの削減が挙げられる。紙の書類を電子化すれば、必要なときにパソコン上で検索し、閲覧できるうえ、紙の劣化の心配もない。また、電子化すれば、その情報の活用はより容易になり、情報伝達する際の利便性も高い。すなわち、大切な書類であればあるほど、電子化する意味は大きいのだ。

そこで、2007年、満を持して投入したのが「ScanSnap S510（以下、S510）」。これまでのScanSnapシリーズは、ビジネスマンをターゲットにしつつも、パーソナルユースの製品として展開してきたが、新製品「S510」は、個人の活用に加え、企業内での電子データの活用を広げ、ワークフローを変化させる機能を搭載。電子化によるビジネス活性化を実現するツールなのだ。

「S510」は裏表両面に記載のある原稿でも、1分間で18枚の速さで読み取り、その操作はスキャンボタンをワンプッシュときわめてシンプルだ。読み取った原稿サイズの判別、向き・傾きの補正、白紙原稿の削除も自動で行う。これらの機能が、幅284mm×奥行157mmというA4ノートパソコンよりもコンパクトなサイズに収まっている。

北米で紙の電子化が浸透した最大の理由の一つは「SOX 法」「内部統制強化への対応」であった。重要書類を電子文書化する社会的要請が高まったことでイメージスキャナーが普及し、電子データの有効活用による業務改善効果が認識されたのである。

国内でも日本版SOX 法(企業改革法）施行が08年と間近に迫る中、電子化ニーズは高まりつつあるのだが、その活用によるビジネスの可能性を考えれば、それを単に「ルール順守のための電子化」に留めてしまう手はないだろう。紙の書類を電子化し、さまざまな形で活用していきたいものである。

「S510」には、電子データを活用できる多彩な機能を搭載している。その一つが、読み取ったデータの「Microsoft^®Word・Excelデータへの変換」機能だ。テキストはもちろん、レイアウトや表組みも高い精度で再現される。これにより、元の原稿の資料の再利用が可能だ。

また「メール添付」機能を使えば、S510で読み取ったデータをすぐにメール添付でき、FAXを使って文書を送るより素早く、読みやすい状態で送れるうえ、通信費も削減できる。「プリンターでの直接印刷機能」を利用すれば、読み取ったデータをそのまま印刷できるので、場所をとる複合機が不要になる。「指定したフォルダへの保存」では、社内の人に参照してほしい資料をS510で読み取り、この機能を利用して共有フォルダに保存することで、簡単に情報共有を実現できる。

これらは原稿の読み取り後にパソコンの画面に立ち上がる『クイックメニュー』で簡単に実行できるので、誰でも面倒な手間なしに、電子データを幅広く活用できる機能を使いこなせるのだ。

また、Adobe^® Acrobat^®8 Standardを同梱しているほか、Microsoft^® Windows Vista^TM、2007 Microsoft^® Office systemにも対応、最新の環境を導入したオフィスでも問題なく活用できる。

大企業が全社員を対象に紙文書の電子化を徹底しようとすれば、システム対応も必要であり、その場合はPFUの業務用スキャナー「fiシリーズ」が最適ツールとなる。だが、PFUとしては、まずは文書電子化の文化を日本のビジネスシーンに定着させることが先決だ。PFUは今回あえて最先端機能を個人ユースモデルの「S510」に集約。日本人ビジネスパーソンのスキャナーに対する親和性を高めることから始めようとしている。