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メールを「二度見」してるから君はダメなんだ

2016年7月12日(火)

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 パソコンやスマートフォン、タブレットなどに触れて一日中、メールの処理をしている人がいます。明けても暮れてもメールと格闘している中間管理職もいます。

 いずれもメール処理のルールがない人だと言えるでしょう。それでは時短などできません。メール処理の時間を短縮するテクニックを身に付ける必要があります。

 今回も熊岡課長と鷲沢社長の会話を読んでみてください。

○鷲沢社長:「懸案の時短は少しずつ進んでいるようだね」

●熊岡課長:「はい。まだまだですが、とにかくスピード感を持ってやろうと心掛けています」

○鷲沢社長:「結構だ。課長の君が手本となって、課のみんなが早めに退社するようにしてくれ」

●熊岡課長:「かしこまりました」

○鷲沢社長:「長時間労働が習慣になっている会社に優秀な若者など入ってこない。採用に関わる問題でもあるから頼むぞ」

●熊岡課長:「どんな小さな無駄でも省いていこうと考えています」

○鷲沢社長:「そこまで神経質にならなくてもいいが。ところで昨日、出張先から送ったメールを見てくれたか」

●熊岡課長:「ええっと……。どのメールでしたか」

○鷲沢社長:「B社との取引の件だ」

●熊岡課長:「その件ですか、昨日チェックはしましたが返信しておりませんでした。申し訳ありません」

○鷲沢社長:「返信はもういいから、すぐ猪俣くんに頼んでくれ」

●熊岡課長:「はい。あっ、猪俣くんは今週ずっと福岡です。メールしておきます」

○鷲沢社長:「なんだ、東京にいないのか」

●熊岡課長:「そうです。メールが来ていましたが……。そういえばB社の件で連絡があるかもしれないので福岡出張の件を社長に伝えてほしいと言われていました。彼のメールを転送しようとして、すっかり忘れていました」

○鷲沢社長:「それも今聞いたからもういい。とにかく猪俣くんに連絡してくれ」

●熊岡課長:「はい。連絡と言えば、明石専務から問い合わせが来ていました」

○鷲沢社長:「私のところにもccで入っていた。販路を拡大するうえでX社との提携が不可欠だと思うが営業課長の意見を聞きたい、ということだったな」

●熊岡課長:「そうです。明石専務にメールを返しておきます」

○鷲沢社長:「おいおい、ちょっと待て」

●熊岡課長:「え?」

コメント9件コメント/レビュー

件名を見ただけで概要が分かるように心がけて欲しいです。
新聞の見出しと同じように分かり易い、検索しやすい件名を書くのもスキルの一つだと思います。

職場にもメールのルールはあるのですが、かってな運用をはじめています。
何とかなりませんか。(2016/12/20 16:08)

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「メールを「二度見」してるから君はダメなんだ」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

件名を見ただけで概要が分かるように心がけて欲しいです。
新聞の見出しと同じように分かり易い、検索しやすい件名を書くのもスキルの一つだと思います。

職場にもメールのルールはあるのですが、かってな運用をはじめています。
何とかなりませんか。(2016/12/20 16:08)

いい話ですが、そもそもそういう「ルールが必要な人」の為の話ですね。

苦手な取引先や上司への「やりたくない」返信ほど先に片付けたほうが仕事がはかどります。

日本人なら「夏休みの宿題は早めに終わらせろ」はみんな言われたことですから、「大人になったから後回しOK」の仕事をやっている人が理解できませんね。(2016/10/27 11:33)

これをやりたくても件名をちゃんと書けない奴がいて困る
メールの書き方を分かっていない人がね(2016/07/13 19:31)

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三品 和広 神戸大学教授