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GE幹部を「ウン」と言わせる資料の作り方

3つのポイントを押さえて相手を納得させる

2016年2月1日(月)

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 上司に納得してもらえる資料が作れない──。こんな悩みを持つビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。女性活躍が声高に叫ばれるようになり、女性の間でも経営者層に向けた報告書を作る機会が増えるなど、資料作りはますます重要になっています。

 昨年8月に、女性の採用・登用・能力開発等のための事業主行動計画の策定を義務付けた「女性の職業生活における活躍の推進に関する法律(女性活躍推進法)」が成立しました。この法律には、2003年に政府が掲げた「指導的地位に女性が占める割合を30%程度とすること(30%目標)」が再掲されています。それを受け、2003年から取り組んできた企業はもちろんのこと、来年の施行に向け、女性の管理職登用が加速しています。

 そのような流れの中、能力・実績のある女性が、トレーニングや周囲のサポートをあまり得られないまま部長職・本部長職へ昇進するケースが出てきているようです。私は、彼女たちから日々様々な相談を受けていますが、近頃は来年度計画を作るというタイミングもあってか、経営者層に提出するマネジメントリポートに何を書いたらいいのかが分からないという相談が増えています。

 ・前任者からもらったリポートと同じ様に書いているが、これがいいのか分からない。気になるところはあるけれど、変える勇気がない。
 ・社長や役員の視点で書くことを勧められても、社長の視点が分からない。
 ・前任者からリポートを引き継げず、何を書くべきか悩んでいる。

 こんな悩みを抱えているようですが、前任者から引き継げないのは言語道断。昇進をサポートした人たちが支援しなければ、孤立してしまうのに!と怒りすら湧いてきます。卑劣な意地悪に負けないで、社内外問わず周囲をどんどん巻き込みながらぜひとも成果を出してもらいたいと応援に熱が入ります。

 また、社長や役員の視点で書くようにといった曖昧なアドバイスをもらっても、なかなか行動に移せないもの。もう少し具体的なアドバイスをしてもらいたいものです。周囲の問題もありますが、女性側は積極的に社内外に支援を求めることも必要でしょう(スポンサーの作り方の記事は、「自分を引き上げてくれる存在を見つける」を参照ください)。

 マネジメントリポートには、1年間の計画に基づいて、毎月進ちょく状況を伝える月例報告書や、年間計画書、3~5年の中長期計画書、特別プロジェクトの報告書などいろいろなものがあります。今回は、多くの企業で一般的に見られる月例報告書をイメージしてご紹介します。

 これらは内部資料として使われるものですので、IRなどで使われるような資料として外部に出ることはありません。外部で使われる可能性があるような資料は、例えば製薬業界であれば薬事法など、それぞれの業界の法令等に則った形で作成されるべきものですので、注意する点は異なってきます。今回は、社内でのみ使われる経営者層へ提出する報告書(マネジメントリポート)の書き方のティップスをご紹介します。

 私は、米ゼネラル・エレクトリック(GE)などグローバル企業に15年ほど在籍し、経営者層向けのリポートを書いたり、各部門のトップから代筆・添削相談を受けたりしてきました。相談件数が多い企業では、リポートのひな形や模範例、マニュアルを作成し、トレーニングしていたこともあります。女性だけではなく、男性も悩んでいたり、うまく書けていなかったりすることはよくあります。

 マネジメントリポートを作成するときに私がいつも押さえているポイントが3つあります。(1)現状が一目で分かるものにすること、(2)必ず3つの視点を入れること、(3)経営陣にしてほしいことを明確にすること、です。

 この3つに注意しながらマネジメントリポートを作成することによって、経営者層が納得してくれる可能性が高くなり、自分の評価アップにもつながります。次ページから詳しく見て行きましょう。

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「GE幹部を「ウン」と言わせる資料の作り方」の著者

秋山 ゆかり

秋山 ゆかり(あきやま・ゆかり)

事業開発コンサルタント・声楽家

ボストン・コンサルティング・グループの戦略コンサルタントを務めた後、GE Internationalの戦略・事業開発本部長、日本IBMの事業開発部長などを歴任。コンサートのプロデュースや演奏も行う。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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