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総務は1人で十分こなせる

進化した自動化技術で大企業でも省人化は可能

2016年12月5日(月)

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総務部や人事部をはじめとした間接部門。なくてはならない存在だが、コストアップ要因と見なされることも多い。そんななかITを駆使することで1人で総務部門をこなす会社があった。

 間接部門が仕事の“邪魔”をする──。そんな不満を持つ直接部門の社員が増えている。実情に合わないルールを導入する一方、形骸化した古い仕組みは固守しようとする。

 「存在意義を守るため、無理に仕事を作っている」。これが多くの直接部門社員の見立てだ。

 過去を振り返って見ても、間接部門は企業の要であるにもかかわらず「コストアップ要因」と見なされることが多かった。では間接部門をどこまでスリム化することが可能なのか。基幹システムを販売するスマイルワークス(東京・千代田)の坂本恒之社長は「クラウドを駆使すれば大企業でも1人で十分こなせる。できない理由があるとすれば、仕組みの問題ではなく、部門の既得権益だろう」とみる。

 この考えを実践している企業がある。スキャンマン(杉本勝男社長)という会社だ。アルバイトを含め50人のメンバーがいる企業で、この会社の総務部門は久保田ゆみえ氏しかいない。電話の取次から案件管理まで何でもこなす。

 こんな芸当が可能なのは10のクラウドサービスを使いこなしているからだ。中小企業の総務の仕事は多岐にわたるが、久保田氏の場合、大別すると次の8つの作業が中心で、それぞれクラウドを使いこなし、たった1人で業務を遂行する。以下、具体的に見ていこう。

スキャンマンの久保田ゆみえ氏はクラウドをこなし1人で総務業務をこなす

①社外文書作成(請求書、見積書、納品書など)
⇒Misoca「Misoca」使用(直接部門がデータ入力すれば、書面作成から郵送まで代行)

②経費精算
⇒グーグル「Googleスプレッドシート」使用(直接部門が基本データを入力すれば、自動計算・処理)

③社員教育
⇒スタディスト「Teachme Biz」使用(業務用マニュアルの編集代行)

④電話応対
⇒NTTコミュニケーションズ「050plus」使用(スマートフォンを設定すれば、どこにいても代表電話が取れる)

⑤契約書のリーガルチェック
⇒弁護士ドットコム「クラウドサイン」使用(契約の締結や管理を代行)

⑥労務管理・勤怠管理
⇒LINE「LINE」使用(アルバイトの勤務希望や出勤管理はLINEで集約)

⑦出入金管理
⇒ネットプロテクションズ「NP後払い」使用(債権管理代行)

⑧業務報告書、日報管理
⇒グーグル「Googleドキュメント」使用(直接部門が書き込み経営陣が直接閲覧)

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「おのれ! 間接部門 彼らが仕事を“邪魔”する理由」のバックナンバー

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「総務は1人で十分こなせる」の著者

西 雄大

西 雄大(にし・たけひろ)

日経ビジネス記者

2002年同志社大学経済学部卒業。同年、日経BP社に入社。日経情報ストラテジー、日本経済新聞社出向、日経コンピュータ編集部を経て、2013年1月から日経ビジネス編集部記者。電機、ネットなどを担当する。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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