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長引く会議を100円で改善?

フィードバックはあらゆる問題に有効

2015年8月11日(火)

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お悩み・その5
会議が予定時間を越えて長引く

 皆様こんにちは、マイティの高木です。

 この連載は、読者の皆様のお悩みをトリーズの発明原理を介して解決していくものです。強力な問題解決方法ではあるものの敷居の高かったトリーズを学ぶのに、まずはその原点である発明原理を身近な工夫の中に発見することで、徐々に身につけていただくことを目指しております。

 前回のお悩み(加齢臭を隠したい)は私には身につまされましたが、該当する年代と性別がかなり絞られたお悩みでした。今回のお悩みは読者のほぼすべての方が、一度は感じたことのあるお悩みではないでしょうか?

 世の中には会議を効率化するための方法論は既に存在しており、会議を効率的に行う専門家である「ファシリテーター」と言われる方々もいらっしゃいます。私が現役の頃にはまだファシリテーターという言葉は一般的ではありませんでした。ただし、それと同様の役割を持つセッション・リーダーがおり、単に司会をして時間通りに議題を進めるだけでなく、合意形成の方法の確認、場の発散と収束をコントロールする重要な役を担っていました。

 従って、このお悩みに対しては「ファシリテーターの方を1人入れる」が1つの答えです。とは言え、「効果は高いけれども、実現コストも高い(よって実現性は低い)解決策」ですよね。

 効率化の掛け声の下、人員削減が頻繁な昨今、「会議の進行役」だけに1人を割り当ててもらうことは難しいでしょう。次善の策として「自分自身がファシリテーターとしてのスキルを身につける」という手もありますが、ファシリテーターのスキルを身につけるのは大変です。私もかっては身につけたいと思ったものの道半ばで終わっております。

 それだけに、アジェンダを前もって準備したり、資料を事前配布したりといった努力をされている方もいらっしゃるかと思います。ただ、どんなに頑張っても、どうしても会議は延びてしまいがちですよね。

入力側に戻して知らせるフィードバック原理

 そこでまずは発明原理を通じて、「手の付けやすいところ」から1つ変えていくことを考えてみましょう。今回用いる発明原理は<#23フィードバック原理>です。

 フィードバックという言葉は、「分野に限らず、問題解決のコツは共通である」という発明原理の根拠をまさに体現しています。というのは、「皆様のフィードバックを受けて、企画を練り直しました」とか、「営業部門からのフィードバックを受けて、収支計画を出し直しました」といったように、フィードバックという言葉はビジネスの場面でも日常的に使われているからです。

 一方で、エアコンや2足歩行ロボットなどで「フィードバック制御」という言葉も聞いたことがあると思います。こちらのフィードバックの方が元祖に近く、もともとは電気回路において「入力→出力」という基本経路に対して、「出力結果を入力に戻して(バック)食べさせる(フィード)」という“負帰還増幅回路”という形で発明されたものでした。

 フィード(feed)という言葉は食べ物(food)と同じ語源であり、単に「与える」というよりも「食べ物を与える」という意味に近く、文字通り「入力側に、出力した電流(の一部)を戻して食わせる」ことから始まりました。

 そして、ここでの「ある系の出力」を「入力側に食べさせる・戻して知らせる」という行為は電気回路だけでなく、もっと広い範囲にも応用できることを感じた人々が、このフィードバックという言葉を、他の制御の仕方にも転用しました。さらには技術的でない場面においても「この件に関してフィードバックお願いします」というように使うことで、日常的になったというわけです。

「発明的お悩み相談~トリーズに聞いてみよう」のバックナンバー

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「長引く会議を100円で改善?」の著者

高木 誠

高木 誠(たかぎ・まこと)

マイティ代表

1970年、京都大学工学部数理工学科修了。IBM入社後、CSK(現SCSK)との合弁会社立ち上げに参画。IBMにおいてスキル認定制度を確立する。その後、キャリア開発育成のコンサルタントとして独立。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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夢の実現にあたっては強く「念ずる」。そうした心構えを支えにビジネスの世界の荒波を渡ってきました。

後藤 忠治 セントラルスポーツ会長