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「トランプ大統領と電話会議」なぜダメか

会議は「自分の優先順位を上げるため」に使う

2017年2月20日(月)

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 拘束時間が長く、ムダに回数が多い「非効率会議」への不満は尽きることはありません(前回参照)。よく、こんな声を耳にします。

  • 決まった人しか発言しない
  • 参加者の目に輝きがない
  • 遅刻者が多い
  • 会議自体が形骸化
  • 上司の顔色だけ気にして、合意形成に至らない
  • 前回の会議決定事項が、1つも実行されない

 会議は、コミュニケーションツールの1つです。ただ、メールやチャット、テレビ会議というテクノロジーの発展に伴い、コミュニケーションは、革命的と呼べるほどの変化がありました。一斉に配信することができ、形に残りやすい。後から検索しやすいなど、メールやチャットは現代のビジネスシーンでなくてはならないものです。

 しかしながら、会議に対する不満の声は後を絶ちません。チャットやメールなどのコミュニケーション革命で、効率は上がったのでしょうか。「非効率会議」は減ったのでしょうか。

そこまでしてでも「会う」メリット

 メールやチャットの発展に伴い「非効率会議」が減少したのかどうかを確かめる術はありません。しかし、オフィスの会議室が減少した、もしくはなくなったという話を聞いたことがありません。

 私は企業研修などで、多くの企業に出入りしますが、いつも、どこも会議室は予約で一杯です。企業に勤めるビジネスパーソンなら、会議室が取り合いになる、確保するのに四苦八苦した経験があるはずです。

 そういう状況を見るに、「チャットやメールのコミュニケーション革命は、会議の本質的課題を解決してないのではないだろうか」との疑問が湧いてきます。

 では、「会わなくてもいい」チャットやメールが発達した現代、そもそも「会わなければならない」会議の必要性は何でしょうか。

 会議は、メールやチャットほどラクではありません。会議を招集する側も、招集される側も多大な労力を要します。それなのに、なぜ会議をするのか。そこまでしてでも「会って」会議をするのは、会議だからこそ得られるメリットがあるからです。

 会議ならではのメリット、それは関係者の「プライオリティ(優先順位)」を上げることです。メールやチャットより、はるかに効果があります。言い換えれば、会議参加者の「優先順位」を上げることだけに、対面する会議を活用し、そうでない事務連絡などはメールやチャットに任せた方が効率的です。

 1つ事例を挙げましょう。

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「「トランプ大統領と電話会議」なぜダメか」の著者

横田 伊佐男

横田 伊佐男(よこた・いさお)

CRMダイレクト代表取締役

シティグループ、ベネッセグループにて、マーケティング部門・コンサルティング部門の責任者を歴任。100社を超える大手企業でのコンサルティング経験を体系化し、2008年に独立した。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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澤田 秀雄 エイチ・アイ・エス会長兼社長、ハウステンボス社長