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グーグルに見るサクッとまとめ術

会議室に集うほどのことですか

2017年4月17日(月)

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 どんな仕事に就いても、必ずあるのが「会議」。仕事の範囲が広がったり、責任が重くなったりすると、会議の数や時間も増えていきます。

 その一方で、政府は今、「働き方改革」の掛け声の下、企業に労働時間の短縮を求めています。時短のために真っ先に候補に挙がるのが、会議の短縮です。では、どんな方法があるか。ここでご紹介しましょう。

立ってサクッと会議するグーグル社員

 先日、米グーグルと取引がある企業幹部から面白い話を聞きました。彼がグーグルのシンガポール拠点を訪れた際、日本とは異なる「あること」に驚いたと言います。

 そのオフィスでは壁面全体が大きなホワイトボードになっており、社員がアイデアを書きながら打ち合わせをしています。訪問した企業幹部の会社でも、ホワイトボード会議を取り入れているので、そこには驚かなかった。彼がびっくりしたのは、TPO別の会議スタイルでした。

 TPOとは、Time(時間)、 Place(場所)、 Occasion(場合)の頭文字です。もともとは「服装は、時と場所と場合をわきまえよ」という意図で、ファッション業界が使っていた和製英語です。

 グーグルの会議では、具体的には、2つのパターンがありました。

Aパターン
椅子と低いテーブルがある会議室で開催。テレビモニターを通して、世界各国の社員が参加する。

Bパターン
背の高いテーブルだけを置いた会議スペースで開催。椅子はないため、出席者はテーブルを囲んで議論する。

 その企業幹部にとって、興味深かったのはBパターン。社内のあちこちで、数人が集まり、立ったまま打ち合わせをしています。短い時間で「サクッ」と終わらせ、解散していく。そんな様子に驚かされました。

 日本ではあまり見かけない光景なので、現地スタッフにこんな質問をしました。

 「なんで立ちながら会議するのですか?」

 すると、当たり前すぎる回答が返ってきました。

 「だって、立って会議すると疲れるでしょ。だから早く終わらせようと思って、皆が集中します。日本では、やってないのですか。」

 訪問した幹部のオフィスは、東京・新宿の高層ビルにあり、幾つもの会議室を有しています。彼は毎日、数時間を椅子に座った会議に縛られており、「そんな発想は、考えたこともありませんでした」と蚊の鳴くような声で答えたそうです。

コメント3件コメント/レビュー

TPOに沿った会議形態には賛成ですが、その議事録はどう作っているのでしょうか?
私自身も業務グループのリーダーとして、「効率イマイチだなぁ」と思いつつも、週次のミーティングを始めて、毎回簡潔な議事録を作成しています。
その理由は、「話し合ったことを、しっかり記憶して実行する人が少ない」からです。これは、能力上の問題であると共に、「議論を尽くして一度決めたことは、その通り履行する」という意識が低い事も原因と考えています。
高めのスペックの人間だけで組織員を揃えられたら幸せですが、実態は難しい。私のグループには、国立大の理系大学院を出ていても、他組織との調整はおろか書類整理すら出来ない30才社員が居ます。一方、課長ですら、以前のミーティングで決めた事項を無視して話を混ぜ返すこともあります。
こうした、「本来総合職になる能力の無かった人達」や「会議を開く事のそもそもの目的を意識できない人達」が、会議を必要とする仕事を宛がわれている事が、日本の会議が形骸化する背景にあるのかな、と最近感じています。(2017/04/18 01:18)

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「グーグルに見るサクッとまとめ術」の著者

横田 伊佐男

横田 伊佐男(よこた・いさお)

CRMダイレクト代表取締役

シティグループ、ベネッセグループにて、マーケティング部門・コンサルティング部門の責任者を歴任。100社を超える大手企業でのコンサルティング経験を体系化し、2008年に独立した。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

TPOに沿った会議形態には賛成ですが、その議事録はどう作っているのでしょうか?
私自身も業務グループのリーダーとして、「効率イマイチだなぁ」と思いつつも、週次のミーティングを始めて、毎回簡潔な議事録を作成しています。
その理由は、「話し合ったことを、しっかり記憶して実行する人が少ない」からです。これは、能力上の問題であると共に、「議論を尽くして一度決めたことは、その通り履行する」という意識が低い事も原因と考えています。
高めのスペックの人間だけで組織員を揃えられたら幸せですが、実態は難しい。私のグループには、国立大の理系大学院を出ていても、他組織との調整はおろか書類整理すら出来ない30才社員が居ます。一方、課長ですら、以前のミーティングで決めた事項を無視して話を混ぜ返すこともあります。
こうした、「本来総合職になる能力の無かった人達」や「会議を開く事のそもそもの目的を意識できない人達」が、会議を必要とする仕事を宛がわれている事が、日本の会議が形骸化する背景にあるのかな、と最近感じています。(2017/04/18 01:18)

カフェで会議なんかしたら会社情報が漏れてしまうので、実践的とは思えないですね。(2017/04/17 09:41)

会議のやり方や時短はもちろん、本質からズレ枝葉末節に至り重箱隅つつく病的こだわり・オレは聞いていない人のための事前根回しも排除しない限り、会議の「数」が減らない。(2017/04/17 07:51)

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ジェニー・ダロック 米ピーター・F・ドラッカー伊藤雅俊経営大学院学長