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最良の結論へ3つの秘策

40代社員はファシリテートで生き抜け

2017年5月15日(月)

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 この連載において、会議では「20代は質問」、「30代は発言」が大切とすでに指摘しました。

 では40代の役割は何でしょうか。

 40代社員は個人よりも、チームで動くことが求められます。今の40代は、ちょうど1967年から77年生まれの第二次ベビーブーマーで、特に73年は出生数が209万人を超えてピークとなっています。ちなみに2016年の出生数は98万1000人です。

 その意味で、今の40代は、競争相手が多く、過酷な競争を戦ってきました。受験はもちろん、会社に入っても同期が多く、限られたポストを争っています。では、どうしたら周囲に差をつけられるのでしょうか。

会議で差がつくファシリテート術

 答えは、数多くこなす会議を利用することです。具体的には、会議を“ファシる”ことです。事がうまく運ぶように舵取りすることをファシリテートと言いますが、その“略語”です。会議で言うと、周囲の意見を引き出し、整理し、ゴールへ辿り着くための支援を意味します。

 実際には、会議で、これをこなすのは難しいことです。ファシテートを体系立てて学ぶ機会は少ないと思いますが、今回はポイントを説明します。

①終わる条件を決める

 効率の悪い会議の典型は、「結論が出ないこと」です。会議には制限時間が必ずあります。では終わりが決まっているのに、長引いて結論が出ないのでしょうか。それは「何をしたら終わるのか」が定まっていないからです。

 そこで、会議を始める前に全員の前で「終わる条件」を確認しましょう。
 例えば、こんな感じです。

  • 問題点が1つ、確定できたら終了。
  • 解決策が2つ以上、抽出できたら終了。
  • 解決策のA案、B案のどちらかに決定できたら終了。
  • 参加者全員で合意ができたら終了。
  •  

 ポイントは、会議前に「~できたら終了」とホワイトボードに書き出し、参加者全員で共有することです。

②意見を広げる(拡散)

 会議に入ったら、制限時間を2つに区切ります。前半は、「広げる(拡散)」。後半は「まとめる(収束)」です。「広げる」は風呂敷を広げ、その上にたくさんのモノを並べるイメージです。

 具体的に広げるは周囲の意見を引き出すことです。1つめのコツは「決してノーと言わない」です。どんなトンチンカンな意見でも反対しないで、肯定的にテーブルに載せます。2つめのコツは、参加者全員から意見を引き出すことです。その際に、大きめの付箋紙に書いてもらうと一斉に意見を募れます。しかも別の発言者の影響を受けません。

③意見をまとめる(収束)

「まとめる」は、風呂敷がまとまるように、不要なものを取り除くイメージです。では、どうやって捨てるのでしょうか?答えは「分別」にあります。「要るもの」「要らないもの」をどんどん振り分けていきます。その振り分け方にも2つコツがあります。

 1つめのコツは、「実現できるか」の視点です。もっとかみ砕くと、現実的に「実現が簡単か」「実現が難しいか」で振り分けましょう。2つめは、「インパクトがあるか」の視点です。問題に対する解決策として、「効果が高そうか」「効果が低そうか」で振り分けましょう。

4つの窓に意見を振り分ける

 実は、この2つは同時に割り振ることができます。それが以下のペイオフマトリックスです。

「会議が変われば、仕事が変わる」のバックナンバー

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「最良の結論へ3つの秘策」の著者

横田 伊佐男

横田 伊佐男(よこた・いさお)

CRMダイレクト代表取締役

シティグループ、ベネッセグループにて、マーケティング部門・コンサルティング部門の責任者を歴任。100社を超える大手企業でのコンサルティング経験を体系化し、2008年に独立した。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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ジェニー・ダロック 米ピーター・F・ドラッカー伊藤雅俊経営大学院学長