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「会議の目的」全部書き出せますか

[4]「断捨離」の発想、まず捨てることから始める

2011年9月12日(月)

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部長:「あのさ、この報告資料の下の部分に書いてある『他部署との連携を密接にするよう心がけた』という文章なんだけど、これって具体的にどういうことなの」

Aリーダー:「具体的に、ですか。分かりました。じゃあ、資料を修正しておきます」

部長:「それでさ、来月のテーマに関しての記入がないよね」

Aリーダー:「そう、ですね…。これも記入が必要ですか」

部長:「当たり前だよ。これって前回も指摘したよね」

Aリーダー:「そうでしたっけ。はい。記入しときます」

部長:「部下育成に関する記述欄は、先月の資料とほとんど変化ない。『コミュニケーションをしっかりとって、指示を徹底する』って書いてあるんだけど」

Aリーダー:「ああ、それは口頭でお伝えようとしたんです。作業効率を徹底させる、という文章にしようかな、と」

部長:「それならそれで、書いといてよ」

Aリーダー:「申し訳ありません。修正しておきます」

醜悪きわまる無駄会議

部長:「B君の資料も来月のテーマが書いてないんだけど」

Bリーダー:「すみません、私も口頭でお伝えしようと思ったんです。私はですね、やはり来月こそはキッチリとやっていかなくてはならないと、このように感じておるわけでありまして。今期の初めに決めたことはとにかくやり切る。このような気持ちでですね、やっていこうと、こう心に決めておるわけでして…」

部長:「もういいから、来月のテーマは何を書こうとしたんだね」

Bリーダー:「あ、来月のテーマですか。えーっと、そうですね。できれば、『売り上げの確保と作業効率の徹底』でいこうかと」

部長:「先々月と同じじゃないか。もういい。それならそれで書いといてよ」

Bリーダー:「あ、はい。分かりました」

◇  ◇  ◇  ◇  ◇

 無駄だ。
 醜悪きわまる無駄会議だ。

 中間管理職の面々が、会議でこのような会話をしていたら、現場の方々はどう感じるだろうか。

口述でカバー、とんでもない

 前回のコラムでPDCAの「C」を会議でやってはならないと書いた。会議資料は「C」のためのツールであることが多いが、これを中途半端に書いて提出したり、前回提出したものを修正せずにそのまま配布、そして「口頭」で説明する…。こんな会議をしていて、作業効率化を図ることなど不可能だ。

 会議が長くなるのは、なぜか。それは参加者が喋るからだ。もちろん会議なのだから喋るのは当たり前なのだが、喋る必要がないことは喋らなくてもいい。資料がキチンとできあがっていないのを口述でカバーするなんて、とんでもない話である。

 特にコミュニケーションスキルが低い者同士が喋っていると手に負えない。会話が全く噛み合わなかったり、片一方の思い込みが激しすぎて妙な方向に脱線してしまうケースもある。

 会議室で喋っていると、その時間の中で何か仕事をしている気になるものだ。しかし、果たしてそれは本当の意味での仕事だろうか。毎月、毎月、会議をやっても、現場で実行しているかどうかの確認ではなく、資料の書き方の指摘や確認が中心だったらいかがだろう。

 会議資料が適当だったり、中途半端だということは、その方針に向けた取り組みも正しく実行されていない可能性が高い。そもそも決定している方針や行動計画があいまいで、「総論賛成・各論反対」になっている証拠だ。

コメント10件コメント/レビュー

会議のための資料作りという仕事が増えると本来の仕事ができなくなるんですよね。たとえばプロジェクトの進捗が知りたい上司は、資料を作れという。そのためにどんどん進捗が遅れる。会議をするたびに進捗が遅れる。(2011/09/16)

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「「会議の目的」全部書き出せますか」の著者

横山 信弘

横山 信弘(よこやま・のぶひろ)

経営コンサルタント

CSK、日立製作所を経て、現在アタックスの主席コンサルタント。営業目標予算の2倍の材料を仕込む、組織マネジメント「予材管理」が注目され、コンサルティングのみならず、セミナー講師としても人気を博す。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

会議のための資料作りという仕事が増えると本来の仕事ができなくなるんですよね。たとえばプロジェクトの進捗が知りたい上司は、資料を作れという。そのためにどんどん進捗が遅れる。会議をするたびに進捗が遅れる。(2011/09/16)

就業先の会議の量はわかりませんが、ものすごく下らないこともリーダーが決められないので、そういう意味で会議中毒だなと思っています。リーダーが5秒で決めても、会議で決めても、別に誰も文句言わないようなことも会議になるので、話が一向に進みません。チーム全員が納得してから、次、なんてやってたら、このスピード社会に、何かが決まる頃には、その決定は無意味だと思います。夏の始めからあったクーラーの設定温度についての議論に、夏が終わる頃に結論が出て、どうするのか。来年は事務所が移転するので、議論も仕切り直しとか。何のために議論しているのか。一人一人の職員を尊重するという建前で、責任者の責任逃れとしか感じられません。ただし、会議で決まったり情報共有されたりしたことはちゃんと実行されるので、無駄ではないんですが、情報や議題が悪い意味でフラット。重要なことも、無駄なことも、平等な浅さで議論されて、リーダーが小さな声で「こう決まりました」と言って共有されます。へんなの。脱会議には概ね賛成ですが、人間、立派な資料があっても、会議がないと読みません。運用改善の提案は毎日のように繰り返し、先日は、「ところで、私は毎日運用改善の提案をしていますが、ご迷惑ですか」とメールしてみたところです。ですが、基本的に口頭で訴えないと埋もれるようです。会議をしないと話を聞かない人も多いのですよね。筆者さんは会議をなくせとは言っていない(すべてを半分、ですね)ので、会議でしか運用改善について考えない、きちんと作られた資料を読まない人について、そういう人の思考自体が会議中毒の「症状」というお考えでしょうか?自分は参加している会議がそもそも少ないので、脱会議も何もないのですが、会議をしないと決断できないリーダーには、参ったなぁと思っています。次回も楽しみにしています。(2011/09/14)

私はこの「脱会議」を指示します。会議の数を半分にする程度では足りないぐらい、日本企業は会議を多く実施していると感じるからです。第1回目のコラムに書いてあったとおり、意思決定スピードが遅くなることが会議の大きな問題点であり、今後グローバル展開しなければ道が開けなくなる多くの日本企業の足かせになると思います。中国に駐在している知人が嘆いていました。中国で事業展開を推し進めるため、現地の方々と協力関係を築いても、東京にある本社の意思決定が遅く、いつまでも前に進まないと言うのです。現地で協議すること自体にも、本社の判断が必要で、忸怩たる思いをもったまま仕事をしているそうです。そのむなしさは日本にいる私にも伝わってきます。前に進むのか、いったん白紙に戻すのか、そういった決定さえもできないのは、会議で話し合った結論が出ないということもあるようですが、会議で他の協議が先行し、その協議がだらだらと長く続いてしまったせいで今回は議題にのらなかった。だから次の2週間後の会議の議題に持ち越されてしまった、ということもあるようです。本社の判断を待っていた私の知人にしてみれば、本当に悲しい現実だと思います。私は「脱会議」の考えを支持します。なぜなら、日本企業の意思決定スピードが遅くなり、世界における競争力がドンドン落ちていく気がしてならないからです。(2011/09/13)

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