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指示した仕事の完了までを「見える化」する秘訣

指示が正しく実行されたのか確認する仕組みが必要だ

2017年8月18日(金)

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指示したことが実行されていないのに、それをそのまま放置しておいてはならない。(写真:PIXTA)

「口頭で指示する」のは危険を伴う

 ひとつ質問をしてみます。「あなたは部下に業務上の指示をするとき、どんな形で伝えているでしょうか」。そう問うと、まず大部分のかたは「口頭で伝える」とお答えになる。──そんなこと当たり前じゃないか。いったいなにが悪いんだ。あなたはそう思うかもしれない。それはあなたが優秀な管理職だからです。

 ここに誤謬が発生します。あなたは優秀でしょう。しかし、その指示を受けるあなたの部下はどうですか。もちろん優秀な人はいるでしょうが、「それなり」の人材も多いはずです。

 この「それなり」の人材にとって、たった一度の口頭の指示だけで仕事を達成することは難しいもの。悪意があって仕事を怠けるわけではない、単純に「覚え切れない」のです。またあなたとて、煩雑な日常業務の中で、すべての指示を覚えておくことはほぼ不可能。あなたが口頭で指示をしている限り、その何割かは常に実行されないことになる。

 指示したことが実行されないのにそれを放置しておくことは、「忙しければ、上司の指示はやらなくてもいい」といっているのと同じです。それでは組織は立ち行きません。つまり部下に指示を下すときは、「いつ、だれに、なにを、どう」指示したのか、そしてその指示はきちんと実行されたのか、こうしたことを記録し、確認する仕組みが必要です。

指示と報告にITを使えば時間・場所に縛られず管理ができる

 では、どうしたらいいのか。

 もう40年近くも前、私が武蔵野(当時は日本サービス・マーチャンダイザーという社名でしたが)の部長をしていたころ、私は部下に仕事を命ずる際は市販の「発注書」を使っていました。「これをしなさい」と書いて渡しました。部下は仕事を終えると、「納品書」に「終了」と書いて私に返す。私は毎週日曜日に発注書と納品書とを突き合わせ、納品が遅れている者には翌月曜日に「早くやりなさい」と新たに「請求書」を出していました。通常、請求書は納品する側が出すものですが、私は逆でした。

コメント2件コメント/レビュー

う~ん、なんか当然のことしか書かれていないので、記事の内容自体には大して関心もしませんでした。
本当にビジネス誌のウェブサイトで取り上げる価値のあるテーマであるのなら、逆にわざわざ広く周知しないでほしいです。だって、こんな当然のことでライバルと差がつけられるなら、こんなに楽なことはないですから(爆)(2017/08/19 23:40)

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「指示した仕事の完了までを「見える化」する秘訣」の著者

小山 昇

小山 昇(こやま・のぼる)

株式会社武蔵野 社長

1948年山梨県生まれ。76年に武蔵野に入社し、89年から現職。赤字続きの同社で経営改革を断行。2000年、2010年に日本経営品質賞を受賞。ダスキンの加盟店業務の傍ら、550社以上に経営を指導。

※このプロフィールは、著者が日経ビジネスオンラインに記事を最後に執筆した時点のものです。

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記事のレビュー・コメント

いただいたコメント

う~ん、なんか当然のことしか書かれていないので、記事の内容自体には大して関心もしませんでした。
本当にビジネス誌のウェブサイトで取り上げる価値のあるテーマであるのなら、逆にわざわざ広く周知しないでほしいです。だって、こんな当然のことでライバルと差がつけられるなら、こんなに楽なことはないですから(爆)(2017/08/19 23:40)

小山昇は、いつも同じようなことしかいってないけど、「時間切れだ。それはもう止めなさい」って指示した後、その終わってない仕事をどうすれば良いのか説明したことないよね。

武蔵野の仕事はダスキンのフランチャイズと、中小企業のコンサルティングだから、終わらなきゃ放り投げてOKなのかね?(2017/08/18 12:28)

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